Centro de distribución farmacéutica
España

Una de las mayores agencias de viajes corporativos de España gestionaba los desplazamientos y alojamiento temporal requerido por el proyecto de automatización del centro logístico de una empresa farmacéutica en España.

6 meses

34 empleados

A través de la plataforma de Apartool solicitaron, compararon y confirmaron todas sus necesidades de alojamiento en menos de 48 horas. Además, el sistema les sirvió como “rooming organizativo” de la estancia completa, y la facturación fue “pan comido” según nos cuenta nuestra clienta.

En condición de 3ª agencia corporativa más importante de la península ibérica, gestionamos los viajes de empresas líderes en el territorio español. Ya hace más de 25 años que nos encargamos de vuelos, trenes, transfers, estancias y desplazamientos de nuestros clientes; pero, recientemente han aumentado de manera exponencial las peticiones de alojamiento temporal y de largas estancias en apartamentos. De hecho, creo firmemente que esto ha venido para quedarse. 

Mi posición como Account Manager de una de las principales farmacéuticas en España me aporta visibilidad en los grandes proyectos de la firma, así como en sus planes de desplazamiento y reubicación de todos sus empleados y colaboradores.

Dada la creciente demanda de alojamiento temporal corporativo y nuestra constante innovación para aportar el máximo valor a nuestros clientes decidimos, junto a nuestro Suppliers’ Director, incorporar a Apartool como proveedor de confianza de alojamiento temporal en todos nuestros destinos, tanto nacionales como internacionales.

El Reto

Nuestro cliente del sector farmacéutico arrancó un proyecto de automatización de uno de sus centros logísticos y de almacenamiento más importantes de España. En él acopian gran cantidad de productos farmacéuticos e industriales. Por este motivo desplazaban a ingenieros, técnicos, montadores y personal de soporte: un total de 34 profesionales para una estancia de 4 meses, que se convirtieron en 6. 

Desde el outplant coordinamos los desplazamientos y estancias de esas 34 personas, ofreciendo el mejor servicio y la máxima calidad. Las fechas de llegada de los operarios, así como la duración de sus estancias eran heterogéneas, sus requerimientos y presupuesto estaban acotados y tenían peticiones concretas en cuanto a ubicación y capacidad de los apartamentos. 

La solución

Teniendo en cuenta que Apartool es nuestro proveedor preferente de alojamiento temporal y que les confiamos las largas estancias de muchas de nuestras cuentas, no dudamos ni un segundo. 

Gracias a la plataforma que ofrece Apartool y a su funcionalidad de multi-petición, entramos todas las necesidades y sus peculiaridades. De esta forma teníamos muy claro el “rooming” del proyecto, las llegadas y salidas de los empleados así como quienes iban a ocupar cada apartamento.

El equipo de Apartool entendió enseguida la envergadura del proyecto y las necesidades de nuestro cliente, por lo que en menos de 48 horas obtuvimos múltiples opciones para cada una de nuestras peticiones entradas en el sistema. Entre nuestro equipo y nuestro cliente escogimos las que mejor se adaptaban y las fuimos confirmando online. 

Finalmente gestionamos la totalidad del proyecto a través de Apartool: la confirmación, los bonos para el cliente, las instrucciones de entrada y las ampliaciones de estancia, entre otras idas y venidas de información.

Cómo Apartool
y su tecnología han ayudado

Nuestra principal razón de trabajar con Apartool es la imperiosa necesidad de unificar nuestras peticiones de alojamiento temporal en múltiples destinos, los pagos en euros, la facturación y las políticas de reserva. Además, el hecho que el proveedor esté dado de alta en nuestra agencia facilita mucho las cosas. Con este mismo cliente farmacéutico tenemos proyectos en Alemania, así que tener unas calidades, condiciones y políticas únicas hace nuestra vida más fácil. 

A nivel de tecnología, la plataforma de Apartool nos da visibilidad del proyecto completo a la vez que de otras peticiones individuales que teníamos en aquel momento. Tenemos a nuestro alcance en tiempo real y en el mismo lugar nuestras solicitudes, las propuestas del equipo de Apartool, los clientes que están por entrar, los que ya están dentro de cada Apartool Home y todas nuestras reservas pasadas.

No obstante, lo que más nos facilitó el trabajo en este proyecto fue el hecho de poder compartir con el cliente e incluso con los operarios desplazados el presupuesto online: gracias a la plataforma tenemos la opción de ocultar los precios de los apartamentos y compartir el enlace del presupuesto online con el empleado desplazado. Entonces, ¡él o ella misma puede elegir el piso dónde se alojará durante los próximos meses!

Opinión sobre el futuro del corporate housing

Como he comentado anteriormente, nuestros clientes, cada vez más, nos están solicitando apartamentos para cubrir sus necesidades de alojamiento temporal. En nuestra agencia contábamos con cadenas hoteleras que tenían “kitchenette” en algunos de sus alojamientos turísticos; pero por supuesto esto no hace que las personas desplazadas se sientan como en casa. 

Gracias al auge de plataformas colaborativas y dedicadas al cliente final como son Airbnb o Homeaway, el apartamento se ha convertido en una tendencia a nivel global; pero estas plataformas no cubren las necesidades del cliente corporativo ni mucho menos de la agencia de viajes. Por lo que hacía falta una solución adaptada y pensada únicamente para este segmento.