Ana Olbés: „Unternehmen haben begonnen zu verstehen, dass schlechte Reiseerlebnisse auch ihren Preis haben.“

June 23, 2026

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Ana Olbés, globale Expertin für Geschäftsreisen, hat 30 Jahre in der Tourismus- und Geschäftsreisebranche verbracht. Über mehr als 11 dieser Jahre leitete sie das Reiseprogramm eines multinationalen Unternehmens im Bereich erneuerbare Energien. Sie spricht daher aus praktischer Erfahrung und gesammeltem Wissen.

Ihre Karriere in Spanien, dem Vereinigten Königreich und Frankreich hat ihr eine internationale Perspektive verliehen, die Lieferantenverhandlungen, das Duty-of-Care-Management und einen strategischen Ansatz zur Kostenoptimierung kombiniert, ohne dabei das Reiseerlebnis zu beeinträchtigen.

Als treibende Kraft hinter Business Travel Lab, hat Ana einen unabhängigen Raum geschaffen, in dem führende Travel Manager der Branche in kleinen Gruppen zusammenkommen, um reale Herausforderungen zu analysieren, praktische Lösungen auszutauschen und bessere Wege für das tägliche Management von Geschäftsreisen zu entwickeln.

In diesem Interview beleuchten wir mit ihr die jüngsten Änderungen in den Reiserichtlinien, die Indikatoren , die für moderne Travel Manager von Bedeutung sein sollten, und warum Firmenunterkünfte nicht mehr ausschließlich nach dem Preis, sondern vielmehr nach ihrem Einfluss auf die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeiter.

Interview mit Ana Olbés

Über Trends und die Rolle des Travel Managers

Welche spezifischen Änderungen haben Sie in den letzten 2–3 Jahren bei der Gestaltung der Geschäftsreisepolitiken von Unternehmen beobachtet?

Reiserichtlinien wurden historisch gesehen fast ausschließlich unter dem Gesichtspunkt der Kosteneinsparungen konzipiert. Heute beginnen die fortschrittlichsten Unternehmen auch, sich auf die Kosten einer schlechten Reiseerfahrung zu konzentrieren.

Dabei geht es nicht nur um Tarife, sondern auch um Produktivität, Sicherheit, Nachhaltigkeit und die Mitarbeitererfahrung. Eine schlecht geplante Reise erzeugt Stress, Müdigkeit und Ineffizienzen, deren Auswirkungen die erzielten Einsparungen bei weitem übersteigen können.

Auch Reisende haben sich verändert. Sie suchen nach größerer Flexibilität und Autonomie, was viele Organisationen dazu veranlasst, ihre Richtlinien zu überdenken, um ein besseres Gleichgewicht zwischen Kontrolle, Erfahrung und Ergebnissen zu finden.

„Die wesentliche Veränderung ist, dass Unternehmen begonnen haben zu verstehen, dass schlechte Reiseerfahrungen auch Kosten verursachen.“

Über Tarifeinsparungen hinaus, welche anderen Indikatoren sollte ein moderner Travel Manager im Blick haben?

Wenn wir nur Tarifeinsparungen messen, analysieren wir nur einen sehr kleinen Teil der tatsächlichen Leistung eines Reiseprogramms.

Heute benötigt ein Travel Manager Transparenz über Indikatoren wie Richtlinienkonformität, Nutzung unternehmenseigener Buchungskanäle, Reisesicherheit, betriebliche Vorfälle und die Zeit, die Mitarbeiter mit der Verwaltung ihrer Geschäftsreisen verbringen.

Es wird immer wichtiger, versteckte Kosten zu identifizieren: Buchungen außerhalb der Kanäle, manuelle Prozesse, betriebliche Störungen und unproduktive Reisezeit.

Was nicht gemessen wird, kann nicht optimiert werden. Und viele Unternehmen messen immer noch nur den Preis.

Mit dem Aufkommen neuer Technologien, welche Schlüsselkompetenzen muss ein Travel Manager entwickeln?

Der Travel Manager wird zunehmend zu einem Manager für Information und Strategie.

Ihr Mehrwert liegt in der Fähigkeit, Daten zu interpretieren, Trends zu erkennen und diese Informationen in Entscheidungen umzusetzen, die einen geschäftlichen Mehrwert schaffen.

Die Herausforderung besteht nicht mehr darin, Zugang zu mehr Daten zu haben, sondern darin, sie zu integrieren, zu analysieren und in nützliche Erkenntnisse umzuwandeln. Organisationen benötigen eine einzige Sicht auf ihr Reiseprogramm, um schnellere, fundiertere Entscheidungen treffen zu können.

Der neue Travel Manager ist die Person, die fragmentierte Daten in Entscheidungen umwandelt.

Über Business Travel Lab

Als Gründerin von Business Travel Lab, welche Themen oder Anliegen werden am häufigsten angesprochen, wenn Sie Travel Manager großer Unternehmen zusammenbringen?

„Was Travel Manager heute am meisten beschäftigt, ist, wie sie Transparenz über ihr Programm gewinnen, Technologien integrieren, Unsicherheiten managen und den Wert, den Geschäftsreisen für das Unternehmen haben, aufzeigen können.“

Zunehmende Besorgnis besteht auch hinsichtlich der Sicherheit der Reisenden, der Datenqualität, der Nachhaltigkeit und der Fähigkeit, Vorfälle in einem zunehmend komplexen und schnelllebigen Umfeld zu antizipieren.

Genau aus diesem Grund wurde das Business Travel Lab ins Leben gerufen: ein unabhängiges Forum, das von und für Travel Manager geschaffen wurde, wo sie praktische Erfahrungen austauschen, Ideen hinterfragen und auf der Grundlage des kollektiven Wissens der Branche praktische Lösungen entwickeln können.

Könnten Sie uns Einblicke oder Best Practices mitteilen, die aus dem Business Travel Lab hervorgegangen sind?

Eine der interessantesten Erkenntnisse aus dem BT LAB ist, dass wir immer noch viel Zeit mit Preisverhandlungen verbringen und zu wenig Zeit damit, die tatsächliche Fähigkeit der Anbieter zur Wertschöpfung zu bewerten.

In einer kürzlichen Sitzung zu TMC-Ausschreibungen war der Konsens klar: Technologische Fähigkeiten, Servicequalität, Implementierung und Reisendenunterstützung sollten mehr Gewicht haben als geringfügige Kostenunterschiede.

Die Hauptschlussfolgerung war, dass wir Ausschreibungen falsch angehen, wenn der Preis zum primären Entscheidungskriterium wird. Wirklich strategisch ist die Auswahl von Partnern, die die Entwicklung des Reiseprogramms unterstützen können.

Zu Unternehmensunterkünften

Das Reiseerlebnis ist entscheidend für die Mitarbeiterbindung. Welche Elemente unterscheiden ein adäquates Unterkunftsprogramm von einem exzellenten?

Ein exzellentes Unterkunftsprogramm ist nicht das günstigste, sondern dasjenige, das es den Menschen ermöglicht, auch unterwegs gut zu leben und zu arbeiten.

Die fortschrittlichsten Unternehmen bewerten Unterkünfte nicht mehr ausschließlich nach Kosten oder Lage. Sie berücksichtigen auch Faktoren wie Komfort, Flexibilität, die Möglichkeit, persönliche Routinen beizubehalten, und den Einfluss des Aufenthalts auf das Mitarbeitererlebnis.

„Firmenapartments gewinnen für mittel- und langfristige Einsätze an Bedeutung, da sie mehr Platz, Privatsphäre und ein größeres Gefühl von Normalität bieten als ein traditionelles Hotelzimmer.“

Wenn sich Mitarbeiter auf Geschäftsreisen gut betreut fühlen, geht der Einfluss über die Reise selbst hinaus und stärkt ihre Bindung an das Unternehmen.

Erzählen Sie uns von einer Änderung, die Sie bei der Buchung von Unterkünften vorgenommen haben und die zu mehr Kontrolle und/oder Einsparungen geführt hat.

Weg von der ausschließlichen Konzentration auf den durchschnittlichen Übernachtungspreis und hin zur Messung, wie viele Buchungen wir tatsächlich einsehen und verwalten können.

Das größte Hindernis für Einsparungen ist nicht ein hoher Preis, sondern eine unsichtbare Buchung. Indem wir die Transparenz erhöhen und mehr Volumen über Unternehmenskanäle bündeln, verbessern wir die Kontrolle, stärken die Fürsorgepflicht und sichern bessere Verhandlungsbedingungen.

Was nicht sichtbar ist, kann nicht verwaltet werden und ist schwer zu optimieren.

Beziehung zu Apartool

Wann begann Ihre Zusammenarbeit mit Apartool als Partner für Unternehmensunterkünfte und wie hat sie sich entwickelt? Welchen Mehrwert würden Sie hervorheben?

Unsere Zusammenarbeit mit Apartool entspringt einem zunehmend verbreiteten Bedürfnis großer Unternehmen: Alternativen zu traditionellen Hotels für bestimmte Reiseprofile und Einsatzarten zu finden.

Jahrelang gingen wir davon aus, dass Hotels gleichbedeutend mit Geschäftsunterkünften waren. Was wir jetzt feststellen, ist, dass viele Reisen kein Zimmer erfordern, sondern einen Raum, in dem jemand vorübergehend leben kann. Genau hier bietet Apartool einen Mehrwert.

„Insbesondere bei längeren Aufenthalten oder temporären Projekten bietet Apartool flexiblere Lösungen, die auf unterschiedliche persönliche, kulturelle oder familiäre Bedürfnisse zugeschnitten sind, und hilft Reisenden, während ihres Einsatzes ein größeres Gefühl der Normalität zu bewahren.“

Die Aufgabe des Travel Managers besteht hier darin, zu ermitteln, welche Lösung in jeder Situation den größten Mehrwert bietet, indem er das Wohlbefinden der Reisenden, die Unternehmenskontrolle und die Kosteneffizienz in Einklang bringt. Hier entsteht ein echter Mehrwert sowohl für das Unternehmen als auch für seine Mitarbeiter.

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