Ana Olbés , Global Corporate Travel Expert, lleva 30 años trabajando en turismo y viajes corporativos . Más de 11 de ellos, como gestora del programa de desplazamiento en una multinacional de las renovables. Así que habla desde la práctica y la experiencia acumulada.
Su carrera en España , Reino Unido y Francia le ha dado una visión internacional que combina negociación con proveedores, gestión del duty of care y una mirada estratégica para optimizar costes sin sacrificar la experiencia del viajero.
Como impulsora de Business Travel Lab , Ana ha creado un espacio independiente donde Travel Managers de referencia en el sector se reúnen en grupos reducidos para analizar retos reales, compartir soluciones prácticas y construir mejores formas de gestionar el Business Travel en el día a día.
En esta entrevista, desgranamos con ella los cambios más recientes en las políticas de viaje , los indicadores que deberían importar a los Travel Managers modernos y por qué el alojamiento corporativo ya no puede medirse solo por precio sino por su impacto en la productividad y el bienestar del empleado .
Entrevista a Ana Olbés Sobre tendencias y el rol del Travel Manager En los últimos 2-3 años, ¿qué cambios concretos has visto en la manera en que las empresas diseñan su política de viajes corporativos?
Las políticas de viaje se han diseñado históricamente pensando casi exclusivamente en el ahorro. Hoy, las empresas más avanzadas empiezan a preocuparse también por el coste de una mala experiencia.
No hablamos solo de tarifas, sino también de productividad, seguridad, sostenibilidad y experiencia del empleado. Un viaje mal planificado genera estrés, fatiga e ineficiencias cuyo impacto puede ser muy superior al ahorro conseguido.
Además, los viajeros han cambiado. Buscan más flexibilidad y autonomía, lo que está llevando a muchas organizaciones a replantear sus políticas para encontrar un mejor equilibrio entre control, experiencia y resultados.
“La gran evolución es que las compañías han empezado a entender que viajar mal también cuesta dinero”. Aparte del ahorro en tarifa, ¿qué otros indicadores deberían estar en el radar de cualquier Travel Manager moderno?
Si solo medimos el ahorro en tarifa, estamos analizando una parte muy pequeña del rendimiento real de un programa de viajes.
Hoy un Travel Manager necesita visibilidad sobre indicadores como el cumplimiento de la política, la adopción de los canales corporativos, la seguridad del viajero, las incidencias operativas o el tiempo que los empleados invierten en gestionar sus desplazamientos.
Cada vez es más importante identificar los costes ocultos: reservas fuera de canal, procesos manuales, interrupciones operativas o tiempo improductivo durante el viaje.
Lo que no se mide, no se puede optimizar. Y muchas empresas siguen midiendo únicamente el precio.
Con la irrupción de nuevas tecnologías, ¿cuáles son las competencias clave que un Travel Manager debe desarrollar?
El Travel Manager es cada vez más un gestor de información y de estrategia.
Su valor diferencial está en la capacidad de interpretar datos, identificar tendencias y convertir esa información en decisiones que generen impacto para el negocio.
El reto ya no es disponer de más datos, sino ser capaz de integrarlos, analizarlos y transformarlos en conocimiento útil. Las organizaciones necesitan una visión única de su programa de viajes para tomar decisiones más rápidas y mejor fundamentadas.
El nuevo Travel Manager es quien convierte datos dispersos en decisiones.
Sobre Business Travel Lab Como creadora de Business Travel Lab, ¿qué temas o preocupaciones se repiten más cuando reunís a Travel Managers de grandes corporaciones?
“Lo que más preocupa hoy a los Travel Managers es cómo ganar visibilidad sobre su programa, integrar tecnologías, gestionar la incertidumbre y demostrar el valor que aportan los viajes al negocio”. También existe una preocupación creciente por la seguridad del viajero, la calidad de los datos, la sostenibilidad y la capacidad de anticiparse a incidencias en un entorno cada vez más complejo y cambiante.
Precisamente para abordar estos retos nació Business Travel Lab: un foro independiente creado por y para Travel Managers donde compartir experiencias reales, contrastar ideas y construir soluciones prácticas a partir del conocimiento colectivo del sector.
¿Podrías compartir algún insight o best practice que haya surgido de Business Travel Lab?
Uno de los aprendizajes más interesantes que ha surgido en BT LAB es que seguimos dedicando mucho tiempo a negociar precios y poco a evaluar la capacidad real de los proveedores para generar valor.
En una reciente sesión sobre licitaciones de TMC, el consenso fue claro: las capacidades tecnológicas, la calidad del servicio, la implementación y el soporte al viajero deberían pesar más que pequeñas diferencias económicas.
La principal conclusión fue que estamos licitando mal cuando el precio se convierte en el criterio principal de decisión. Lo verdaderamente estratégico es seleccionar partners capaces de acompañar la evolución del programa de viajes.
Sobre alojamiento corporativo La experiencia del viajero es crítica para la retención del talento. ¿Qué elementos diferencian un programa de alojamiento correcto de uno excelente?
Un programa de alojamiento excelente no es el que cuesta menos, sino el que permite que una persona viva y trabaje bien mientras está fuera de casa.
Las empresas más avanzadas ya no evalúan el alojamiento únicamente por su coste o ubicación. También consideran aspectos como la comodidad, la flexibilidad, la capacidad de mantener rutinas personales y el impacto que tiene la estancia en la experiencia del empleado.
“Los apartamentos corporativos están ganando protagonismo en desplazamientos de media y larga duración, ya que ofrecen más espacio, privacidad y sensación de normalidad que una habitación de hotel tradicional”. Cuando un empleado se siente cuidado durante sus desplazamientos, el impacto trasciende el propio viaje y fortalece su vínculo con la organización.
Coméntanos un cambio que hayas hecho en la forma de reservar alojamiento que haya generado mayor control y/o ahorro.
Dejar de centrarnos únicamente en el precio medio por noche y empezar a medir cuántas reservas somos realmente capaces de ver y gestionar.
El mayor enemigo del ahorro no es una tarifa alta, sino una reserva invisible. Al aumentar la visibilidad y concentrar más volumen dentro de los canales corporativos, mejoramos el control, reforzamos el duty of care y conseguimos mejores condiciones de negociación.
Lo que no se ve, no se puede gestionar y difícilmente se puede optimizar.
Relación con Apartool ¿Cuándo comenzó y cómo ha sido tu relación con Apartool com de alojamiento corporativo? ¿Qué valor añadido destacarías?
Nuestra relación con Apartool surge de una necesidad cada vez más frecuente en las grandes corporaciones: encontrar alternativas al hotel tradicional para determinados perfiles de viajeros y tipos de desplazamiento.
Durante años hemos asumido que hotel era sinónimo de alojamiento corporativo. Lo que estamos descubriendo es que muchos viajes no necesitan una habitación; necesitan un espacio donde vivir temporalmente. Ahí es donde Apartool aporta valor.
“Especialmente en estancias largas o proyectos temporales, Apartool ofrece soluciones más flexibles, adaptadas a diferentes necesidades personales, culturales o familiares, ayudando al viajero a mantener una mayor sensación de normalidad durante su desplazamiento”. El papel del Travel Manager aquí es identificar qué solución aporta más valor en cada situación, equilibrando bienestar del viajero, control corporativo y eficiencia económica. Ahí es donde realmente se genera valor para la empresa y para las personas.
