Ana Olbés: “Le aziende hanno iniziato a capire che anche le esperienze di viaggio negative hanno un costo”

June 23, 2026

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Ana Olbés, Esperta globale di viaggi aziendali, ha trascorso 30 anni nel settore del turismo e dei viaggi d'affari. Per oltre 11 di questi anni, ha gestito il programma di viaggi di un'azienda multinazionale nel settore delle energie rinnovabili. Parla quindi con cognizione di causa, forte di un'esperienza pratica e consolidata.

La sua carriera, che si è sviluppata tra Spagna, il Regno Unito e Francia le ha conferito una prospettiva internazionale che combina la negoziazione con i fornitori, la gestione del dovere di diligenza e un approccio strategico all'ottimizzazione dei costi senza compromettere l'esperienza del viaggiatore.

Come promotrice di Business Travel Lab, Ana ha creato uno spazio indipendente dove i principali Travel Manager del settore si incontrano in piccoli gruppi per analizzare sfide reali, condividere soluzioni pratiche e sviluppare modi migliori per gestire i viaggi d'affari quotidianamente.

In questa intervista, esploriamo con lei i cambiamenti più recenti nelle politiche di viaggio, gli indicatori che dovrebbero interessare i moderni Travel Manager, e perché l'alloggio aziendale non può più essere valutato solo in base al prezzo, ma piuttosto in base al suo impatto sulla produttività e benessere dei dipendenti..

Intervista ad Ana Olbés

Sulle tendenze e il ruolo del travel manager

Negli ultimi 2–3 anni, quali cambiamenti specifici ha notato nel modo in cui le aziende progettano le loro politiche di viaggio aziendale?

Le politiche di viaggio sono state storicamente progettate quasi esclusivamente con l'obiettivo di risparmiare sui costi. Oggi, le aziende più all'avanguardia stanno iniziando a concentrarsi anche sul costo di una scarsa esperienza di viaggio.

Non si tratta solo delle tariffe, ma anche di produttività, sicurezza, sostenibilità e dell'esperienza dei dipendenti. Un viaggio mal pianificato crea stress, affaticamento e inefficienze il cui impatto può superare di gran lunga i risparmi ottenuti.

Anche i viaggiatori sono cambiati. Cercano maggiore flessibilità e autonomia, il che sta portando molte organizzazioni a ripensare le loro politiche al fine di trovare un migliore equilibrio tra controllo, esperienza e risultati.

“Il cambiamento principale è che le aziende hanno iniziato a capire che le scarse esperienze di viaggio hanno anch'esse un costo.”

Oltre al risparmio sulle tariffe, quali altri indicatori dovrebbero essere sotto la lente di ingrandimento di qualsiasi Travel Manager moderno?

Se misuriamo solo il risparmio sulle tariffe, stiamo analizzando una parte molto piccola delle reali prestazioni di un programma di viaggio.

Oggi, un Travel Manager ha bisogno di visibilità su indicatori come la conformità alle politiche, l'adozione dei canali di prenotazione aziendali, la sicurezza dei viaggiatori, gli incidenti operativi e il tempo che i dipendenti dedicano alla gestione dei loro viaggi di lavoro.

Sta diventando sempre più importante identificare i costi nascosti: prenotazioni fuori canale, processi manuali, interruzioni operative e tempo improduttivo durante il viaggio.

Ciò che non viene misurato non può essere ottimizzato. E molte aziende misurano ancora solo il prezzo.

Con l'emergere di nuove tecnologie, quali competenze chiave deve sviluppare un Travel Manager?

Il Travel Manager sta diventando sempre più un gestore di informazioni e strategia.

Il loro valore differenziante risiede nella capacità di interpretare i dati, identificare le tendenze e trasformare tali informazioni in decisioni che generano un impatto aziendale.

La sfida non è più avere accesso a più dati, ma essere in grado di integrarli, analizzarli e trasformarli in insight utili. Le organizzazioni hanno bisogno di una visione unica del loro programma di viaggio al fine di prendere decisioni più rapide e meglio informate.

Il nuovo Travel Manager è la persona che trasforma i dati frammentati in decisioni.

Su Business Travel Lab

In qualità di fondatrice di Business Travel Lab, quali argomenti o preoccupazioni emergono più frequentemente quando riunisce i Travel Manager di grandi aziende?

Ciò che preoccupa maggiormente i Travel Manager oggi è come ottenere visibilità sul loro programma, integrare le tecnologie, gestire l'incertezza e dimostrare il valore che i viaggi apportano all'azienda.

C'è anche una crescente preoccupazione per la sicurezza dei viaggiatori, la qualità dei dati, la sostenibilità e la capacità di anticipare gli incidenti in un ambiente sempre più complesso e in rapida evoluzione.

È proprio per questo che è stato creato Business Travel Lab: un forum indipendente creato da e per i Travel Manager, dove possono condividere esperienze reali, mettere in discussione le idee e costruire soluzioni pratiche basate sulla conoscenza collettiva del settore.

Potrebbe condividere qualche intuizione o buona pratica emersa dal Business Travel Lab?

Uno degli apprendimenti più interessanti emersi dal BT LAB è che dedichiamo ancora molto tempo a negoziare i prezzi, e non abbastanza tempo a valutare la reale capacità dei fornitori di generare valore.

In una recente sessione sulle gare d'appalto per le TMC, il consenso è stato chiaro: le capacità tecnologiche, la qualità del servizio, l'implementazione e il supporto ai viaggiatori dovrebbero avere un peso maggiore rispetto a piccole differenze di costo.

La conclusione principale è stata che stiamo affrontando le gare d'appalto nel modo sbagliato quando il prezzo diventa il criterio decisionale primario. Ciò che è veramente strategico è selezionare partner in grado di supportare l'evoluzione del programma di viaggio.

Alloggio aziendale

L'esperienza del viaggiatore è fondamentale per la fidelizzazione dei talenti. Quali elementi distinguono un programma di alloggio adeguato da uno eccellente?

Un programma di alloggio eccellente non è quello che costa meno, ma quello che permette alle persone di vivere e lavorare bene mentre sono lontane da casa.

Le aziende più avanzate non valutano più l'alloggio solo in base al costo o alla posizione. Considerano anche fattori come il comfort, la flessibilità, la capacità di mantenere le routine personali e l'impatto che il soggiorno ha sull'esperienza del dipendente.

“Gli appartamenti aziendali stanno guadagnando importanza per incarichi a medio e lungo termine, poiché offrono più spazio, privacy e un maggiore senso di normalità rispetto a una tradizionale camera d'albergo.”

Quando i dipendenti si sentono accuditi durante i viaggi di lavoro, l'impatto va oltre il viaggio stesso e rafforza il loro legame con l'organizzazione.

Ci parli di un cambiamento che ha apportato al modo in cui viene prenotato l'alloggio che ha portato a un maggiore controllo e/o a risparmi.

Allontanarsi dal concentrarsi esclusivamente sulla tariffa media per notte e iniziare a misurare quante prenotazioni siamo effettivamente in grado di vedere e gestire.

Il maggiore ostacolo al risparmio non è una tariffa elevata, ma una prenotazione invisibile. Aumentando la visibilità e concentrando un maggiore volume all'interno dei canali aziendali, miglioriamo il controllo, rafforziamo il dovere di diligenza e otteniamo migliori condizioni di negoziazione.

Ciò che non può essere visto non può essere gestito, ed è difficile da ottimizzare.

Rapporto con Apartool

Quando è iniziata la sua relazione con Apartool come partner per l'alloggio aziendale, e com'è stata? Quale valore aggiunto metterebbe in evidenza?

La nostra relazione con Apartool nasce da un'esigenza sempre più comune tra le grandi aziende: trovare alternative agli hotel tradizionali per determinati profili di viaggiatori e tipi di incarico.

Per anni, abbiamo dato per scontato che gli hotel fossero sinonimo di alloggi aziendali. Ciò che stiamo scoprendo ora è che molti viaggi non necessitano di una stanza; necessitano di uno spazio dove si possa vivere temporaneamente. È qui che Apartool aggiunge valore.

“Soprattutto per soggiorni lunghi o progetti temporanei, Apartool offre soluzioni più flessibili, adattate alle diverse esigenze personali, culturali o familiari, aiutando i viaggiatori a mantenere un maggiore senso di normalità durante il loro incarico.”

Il ruolo del Travel Manager qui è identificare quale soluzione offra il massimo valore in ogni situazione, bilanciando il benessere del viaggiatore, il controllo aziendale e l'efficienza dei costi. È qui che si crea il vero valore sia per l'azienda che per le sue persone.

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