À l'approche du début de l'année et de la déclaration annuelle de TVA, de nombreuses entreprises en profitent pour revoir leurs politiques de dépenses et opportunités d'économies . L'un des domaines courants dans lesquels des réductions de coûts sont recherchées pour les services des achats et les responsables des voyages est hébergement des employés pour les voyages d'affaires .
Cet article explore différentes manières d'optimiser ces dépenses, en portant une attention particulière à l'impact fiscal et opérationnel du modèle d'appartements d'entreprise. Plus précisément, nous verrons comment Outil d'appartement peut contribuer à faire des économies sur les voyages d'affaires grâce à des avantages tels que TVA réduite , déductions fiscales , et comptabilité rationalisée .
Janvier : le meilleur moment pour revoir les coûts Le mois de janvier marque un point de contrôle clé pour de nombreuses entreprises : la clôture des comptes de l'année précédente et le dépôt des déclarations fiscales annuelles. C'est le moment d'évaluer les fournisseurs et d'ajuster les politiques de dépenses.
Pour hébergement d'entreprise , cela permet de :
Détecter les dépenses inutiles ou les services dupliqués. Identifier les opportunités fiscales sous-utilisées. Fixer de nouveaux objectifs d'efficacité pour l'année à venir. Un modèle d'hébergement mal géré peut entraîner des Avances de TVA , comptabilité fragmentée , et moins contrôle budgétaire . En revanche, le choix du bon fournisseur peut se traduire par des économies tangibles.
Principaux moyens de réduire les coûts d'hébergement en 2026 Les frais d'hébergement ne doivent pas être gravés dans le marbre. Avec une gestion adéquate, il est possible de réaliser des économies qui apportent des avantages à l'entreprise. Le logement corporatif peut vous aider à réaliser ces économies.
Des tarifs plus compétitifs pour les séjours de moyenne et longue durée Lorsqu'un appartement est loué pour une longue période, les fournisseurs d'hébergement réduisent les coûts liés à la gestion des contrats, à l'enregistrement et au départ, ainsi qu'à l'entretien de la propriété. De plus, ils veillent à ce que l'appartement reste occupé pendant une période prolongée. Pour ces raisons, lorsque les appartements sont loués pour des séjours de moyenne ou longue durée, les coûts sont plus compétitifs.
Quand est-il avantageux de passer d'un hôtel à un hébergement d'entreprise ?
Par exemple, lorsque la même personne se rend régulièrement au même endroit. C'est souvent le cas pour les employés travaillant dans deux bureaux de l'entreprise, ou lorsqu'un projet spécifique est en cours dans un lieu donné et que plusieurs employés s'y rendent. Dans de tels cas, il peut être avantageux de disposer de certaines unités à proximité du lieu de travail, qui peuvent être utilisées par différents membres de l'équipe. Dans ces situations et dans d'autres situations similaires, il n'est pas nécessaire de réserver un hôtel pour quelques jours, car un hébergement d'entreprise permanent peut répondre à ces besoins de manière plus compétitive.
Avantages fiscaux des appartements d'entreprise Déduction d'impôt sur les sociétés Les frais d'hébergement sont déductibles pour l'entreprise au titre de l'impôt sur les sociétés. Toutefois, pour que ces dépenses soient déductibles, elles doivent être justifiées par une facture émise avec tous les détails nécessaires au nom de l'entreprise. Si un employé ne demande pas de facture, ne la demande pas au nom de l'entreprise ou omet toute information pertinente, la facture ne sera pas déductible. Le taux d'imposition des sociétés le plus courant en Espagne est de 25 %, donc toute erreur dans la gestion de l'hébergement entraînerait une perte pour l'entreprise équivalente à 25 % du coût.
C'est l'une des raisons pour lesquelles Apartool ne travaille qu'avec des entreprises. Pour qu'un client puisse réserver un appartement pour lui-même, il doit avoir été autorisé en tant qu'utilisateur de la plateforme par le titulaire du compte au sein de l'entreprise, et toutes les réservations sont gérées avec une visibilité totale par les Travel Managers ou les parties responsables appropriées.
Déduction de TVA Quand le fournisseur d'hébergement fonctionne sous le régime général et émet des factures correctement détaillées, La TVA peut être récupérée dans les règlements fiscaux mensuels ou trimestriels.
Cela signifie que la taxe ne devient pas un coût supplémentaire ; au contraire, l'entreprise peut compenser la totalité de la TVA payée dans le cadre de ce régime grâce à la TVA collectée auprès de ses services.
Cependant, pour que cela fonctionne, la relation commerciale et contractuelle doit être établie entre Apartool et l'entreprise (et non l'employé en tant qu'individu). En d'autres termes, le contrat et la facture doivent être adressés à l'organisation. En procédant ainsi, un véritable économie d'impôts est généré, car la différence entre la TVA payée et la TVA collectée sera moindre, réduisant ainsi le montant à payer à l'administration fiscale.
Taux de TVA de 10 % Selon la législation en vigueur, si le logement comprend services supplémentaires comme le nettoyage régulier, le changement des serviettes et des draps, le service client ou les fournitures, cela est considéré comme un service hôtelier. Par conséquent, un taux de TVA réduit de 10 % peuvent s'appliquer (au lieu des 21 % habituels).
Cela ne représente pas une économie en soi, car la TVA est récupérable via la déclaration, mais réduit l'avance de trésorerie dans chaque colonie.
Efficacité comptable : une seule facture pour tout Au-delà des économies d'impôts, il existe un avantage opérationnel clé : simplification de la gestion comptable .
La réservation d'un hébergement pour quelques nuits à la fois génère des coûts de gestion croissants. Chaque séjour nécessite la comptabilisation de sa propre facture, la vérification de son exactitude, la gestion des différents paiements, etc. Cela se traduit par :
Factures multiples Charge administrative accrue Risque accru d'erreurs lors des rapprochements Difficulté à contrôler les budgets et à justifier les dépenses lors des audits Apartools modèle de guichet unique permet de concentrer toutes les dépenses pour tous les séjours en une seule facture d'achat . Cela permet non seulement de gagner du temps, mais également de réduire les coûts indirects liés à la gestion interne.
Exemple pratique : un véritable cas d'épargne Supposons qu'une entreprise doive héberger un employé qui travaillera régulièrement pendant 3 mois (90 nuits) dans un nouveau destination . L'employé travaillera du lundi au vendredi. Deux scénarios sont possibles :
Option A : hôtel du lundi au vendredi Tarif moyen par nuit : 150€Nombre de nuits : 65 nuits (du lundi au vendredi pendant 90 jours)Facturation : 13 factures à comptabiliser, une pour chaque séjour indépendantCoût administratif interne estimé : 150€Coût total estimé : 9 900€
Option B : appartement avec services hôteliers avec Apartool Tarif moyen par nuit : 95€Nombre de nuits : 90 nuitsFacturation : Une facture consolidéeCoût administratif interne estimé : 50€Coût total estimé après déduction de la TVA : 8 600€
Avec Apartool, l'entreprise économise 1 300€. Ces économies sont dues non seulement à un tarif plus compétitif, mais également à la réduction des coûts internes, que nous résumons dans ce tableau :
Tableau de Comparaison des Hôtels
Hôtel Option (A)
Hôtel Option (B)
Prix par nuit
150 €
95 €
Nombre de nuits
65
90
Coût direct
9.750 €
8.550 €
Coût administratif
150 €
50 €
Facturation
Factures multiples
Facture unique
Coût total final
9.900 €
8.600 €
Les meilleures pratiques pour maximiser les économies Pour garantir la réalisation de ces avantages, il est important d'appliquer certains critères de gestion :
Vérifiez que l'hébergement répond aux exigences relatives à la réduction de la TVA : nettoyage régulier, changement des serviettes et des draps, fournitures, service client 24h/24 et 7j/7, etc. Demandez toujours factures avec TVA détaillée et publié dans le cadre du Régime général. Priorisez les contrats avec un fournisseur unique pour garantir la cohérence et la simplification de la comptabilité. Planifiez à l'avance pour éviter les réservations de dernière minute et les frais supplémentaires.Etablir des politiques internes claires concernant la durée minimale de séjour, les destinations approuvées et les types d'hébergement recommandés. L'hébergement d'affaires est l'un des domaines les plus optimisés en matière de voyages d'affaires. Non seulement en raison des taux, mais aussi en raison de son impact fiscal, comptable et opérationnel.
Outil d'appartement propose des appartements avec services hôteliers, une facturation centralisée et des conditions adaptées à l'environnement B2B, permettant aux Travel Managers de réduire les dépenses globales et améliorer le contrôle budgétaire .
Questions fréquemment posées (FAQ) À quelles conditions les hébergements doivent-ils satisfaire pour appliquer le taux réduit de TVA de 10 % ? Pour bénéficier du tarif réduit, l'hébergement doit inclure des services similaires à ceux d'un hôtel, tels que le nettoyage régulier, le changement des serviettes et des draps, les fournitures de base, le service client, etc. Si ces services sont présents et correctement facturés, le fournisseur peut légalement appliquer la TVA de 10 % au lieu des 21 % habituels.
Pourquoi est-il important d'avoir une facture unique ? Lorsque l'hébergement, le nettoyage et les fournitures sont contractés séparément, plusieurs factures sont reçues, parfois même de la part de fournisseurs ne disposant pas de structures fiscales valides pour les déductions. Cela complique la comptabilité, augmente le risque d'erreurs et nécessite davantage de ressources internes. Avec Apartool, tout est unifié sur une seule facture : claire et déductible.
Quelle est la différence entre un appartement touristique et un « appartement avec services » ? Un appartement touristique peut manquer de services professionnels et d'attention continue. Un appartement avec services, comme ceux proposés par Apartool, est conçu pour les séjours d'affaires : il comprend un nettoyage régulier, une assistance technique, un mobilier fonctionnel et des services adaptés à l'environnement de l'entreprise.
Ce modèle fonctionne-t-il également pour les courts séjours ? Bien que les avantages soient les plus importants pour les séjours de moyenne ou longue durée (plus de 15 jours), le modèle d'Apartool est également utile pour les séjours d'une durée aussi courte qu'une semaine. Surtout si une gestion centralisée, une assistance aux voyageurs et une facturation optimisée sont nécessaires. De plus, il offre une plus grande flexibilité en matière d'annulation et évite les dépôts, qui sont courants dans les locations traditionnelles.
Quels avantages cela offre-t-il au service des finances ou des achats ? Moins d'intermédiaires, moins de factures, moins de risques fiscaux et des rapprochements plus efficaces. Tout cela se traduit par des économies de temps et d'argent. En outre, le fait de disposer de fournisseurs dont la facturation est claire et déductible améliore la conformité fiscale et réduit les problèmes lors des audits.