Con el inicio del año y la presentación de la declaración anual del IVA a la vuelta de la esquina, muchas empresas aprovechan para revisar sus políticas de gasto y oportunidades de ahorro . Uno de los capítulos habituales en los que buscar reducciones de coste para los departamentos de Compras y Travel Managers es el alojamiento de empleados desplazados .
Este artículo analiza diferentes formas de optimizar ese gasto, con especial atención al impacto fiscal y operativo del modelo de apartamentos corporativos.
En concreto, exploraremos cómo Apartool puede contribuir al ahorro en viajes de empresa gracias a ventajas como el IVA reducido , la deducción fiscal y la simplificación contable .
Enero: el mejor momento para revisar costes El mes de enero marca un punto de control para muchas compañías: se cierra el ejercicio anterior y se presentan las declaraciones fiscales anuales. Es el momento para evaluar proveedores y ajustar políticas de gasto.
En el caso del alojamiento corporativo , permite:
Detectar gastos innecesarios o servicios duplicados. Identificar oportunidades fiscales poco aprovechadas. Establecer nuevos objetivos de eficiencia de cara al ejercicio entrante. Un modelo de alojamiento mal gestionado puede implicar anticipos elevados de IVA , fragmentación contable y menor control presupuestario . En cambio, elegir el proveedor adecuado puede traducirse en ahorros tangibles.
Claves para reducir gastos de alojamiento en 2026 El gasto en alojamiento no tiene por qué estar grabado en piedra. Si se gestiona adecuadamente, se pueden encontrar ahorros que aporten beneficios para la empresa. Y los alojamientos corporativos pueden ayudarte a encontrarlos.
Tarifas más competitivas para estancias medias y largas Cuando se contrata un apartamento por un periodo largo de tiempo, los proveedores de alojamiento reducen costes de contratación, de gestión de entradas y salidas y de mantenimiento de la propiedad. Y además, se aseguran la ocupación del apartamento por un largo periodo de tiempo. Es por estos motivos, que cuando se contratan apartamentos para estancias medias y largas, los costes son más competitivos.
¿Cuándo puede ser interesante pasar de un hotel a un alojamiento corporativo?
Por ejemplo, cuando una misma persona se desplaza regularmente a un mismo lugar. Es el caso de las personas que trabajan desde dos oficinas de la compañía. O cuando hay un proyecto en un lugar específico y diversos empleados van haciendo viajes a ese lugar. En ese caso puede ser interesante tener algunas unidades cerca del lugar de trabajo para que puedan ser utilizadas por diferentes personas del equipo. En estos casos y algunos similares, no es necesario buscar hotel y contratarlo para pocos días si un alojamiento corporativo permanente puede cubrir esas necesidades de forma más competitiva.
Ventajas fiscales de los apartamentos corporativos. Deducción en el impuesto de sociedades Los gastos de alojamiento son gastos deducibles de la empresa en el impuesto de sociedades. Pero para ser deducibles, deben estar soportados por una factura emitida con todos los datos necesarios a nombre de la empresa. Si un empleado no pide factura, no la pide a nombre de la empresa u omite algún detalle relevante, esa factura no será desgravable. El tipo más habitual del impuesto de sociedades en España es el 25%, así que cualquier fallo en la gestión del alojamiento causaría una pérdida para la empresa de ese 25% del coste.
Este es uno de los motivos por los que Apartool sólo trabaja con empresas. Para que un huésped pueda reservar apartamentos para sí mismo, ha debido ser autorizado como usuario de la plataforma por el propietario de la cuenta en la empresa, y toda la reserva se gestiona con completa visibilidad por parte de los Travel Managers o de los responsables adecuados.
Deducción del IVA Cuando el proveedor de alojamiento opera bajo Régimen General y emite facturas correctamente desglosadas, el IVA puede ser recuperado en las liquidaciones mensuales o trimestrales.
Esto implica que el impuesto no se convierte en un coste añadido, sino que la empresa es capaz de compensar todo el IVA pagado bajo este régimen con el IVA cobrado por sus servicios.
Eso sí, para que esto funcione la relación comercial y contractual debe establecerse entre Apartool y la empresa (no el trabajador como individuo). Es decir: tanto el contrato como la factura deben ir dirigidos a la organización. Haciéndolo así, se genera un ahorro fiscal real , ya que la diferencia entre IVA soportado y repercutido será menor, con lo que el saldo a pagar a la Agencia Tributaria también disminuirá.
IVA al al 10% Según la legislación vigente, si el alojamiento incluye servicios adicionales como limpieza periódica, cambio de sábanas y toallas, atención al cliente o suministros, se considera un servicio hotelero. Por tanto puede aplicar un tipo reducido del 10 % (en lugar del 21% habitual).
Esto no es un ahorro en sí mismo, ya que el IVA es recuperable a través de la declaración, pero reduce el anticipo de tesorería en cada liquidación.
Eficiencia contable: una sola factura para todo Más allá del ahorro fiscal, existe un beneficio operativo clave: la simplificación de la gestión contable .
La contratación de alojamiento puntualmente para pocas noches cada vez genera mayores costes de gestión. Hay que contabilizar una factura para cada estancia, revisar que todas sean correctas, gestionar diversos pagos, etc…Esto genera:
Múltiples facturas Mayor carga administrativa. Mayor riesgo de error en conciliaciones. Dificultad para controlar presupuestos y justificar gastos ante auditorías. El modelo one-stop shop factura . Esto no solo ahorra tiempo, sino también costes indirectos asociados a la gestión interna.
Ejemplo práctico: un caso de ahorro real Supongamos que una empresa necesita alojar a un empleado que trabajará de forma habitual durante 3 meses (90 noches) en un nuevo destino . El empleado trabajará de lunes a viernes. Existen dos escenarios posibles:
Opción A: hotel de lunes a viernes Tarifa media por noche : 150 €Días alojado. 65 noches, de lunes a viernes durante 90 díasFacturación : 13 facturas que contabilizar, una por cada estancia independienteCoste administrativo interno estimado : 150 €El coste total estimado es de 9.900 €.
Opción B: apartamento con servicios de Apartool Tarifa media por noche : 95 €Días alojado: 90 nochesFacturación : una única factura consolidadaCoste administrativo interno estimado : 50 €El coste total estimado tras deducir IVA es de 8.600 € .
Con Apartool, la empresa se ahorra 1.300 € . Este ahorro se debe no solo a una tarifa más ajustada, sino también a coste internos que resumimos en esta tabla:
Tabla de Comparación de Hoteles Hotel Opción (A) Hotel Opción (B) Precio por noche 150 € 95 € Número de noches 65 90 Costo directo 9.750 € 8.550 € Costo administrativo 150 € 50 € Facturación Múltiples facturas Factura única Costo total final 9.900 € 8.600 €
Buenas prácticas para maximizar el ahorro Para que estas ventajas se materialicen, es importante aplicar ciertos criterios de gestión :
Verificar que el alojamiento cumple los requisitos del IVA reducido : limpieza periódica, cambio de sábanas y toallas, suministros, atención 24/7… Solicitar siempre facturas con IVA desglosado y emitidas bajo Régimen General. Priorizar la contratación con un solo proveedor para asegurar consistencia y simplificación contable. Planificar con antelación para evitar reservas de última hora y sobrecostes.Establecer políticas internas claras sobre duración mínima de estancia, destinos aprobados y tipo de alojamiento recomendado. El alojamiento corporativo es una de las partidas más susceptibles de optimización dentro de los viajes de empresa. No solo por las tarifas, sino por su impacto fiscal, contable y operativo.
Apartool ofrece apartamentos con servicios incluidos, facturación centralizada y condiciones adaptadas al entorno B2B que permiten a los Travel Managers reducir el gasto total y mejorar el control presupuestario .
Preguntas frecuentes (FAQ) ¿Qué requisitos debe cumplir un alojamiento para aplicar el IVA reducido del 10 %? Para beneficiarse del tipo reducido, el alojamiento debe incluir servicios propios del ámbito hotelero, como limpieza periódica, cambio ropa de cama y toallas, suministros básicos, atención al cliente, etc. Si estos servicios están presentes y correctamente facturados, el proveedor puede aplicar legalmente el 10 % de IVA en lugar del 21 %.
¿Por qué es importante tener una única factura? Cuando se contrata alojamiento, limpieza y suministros por separado, se reciben varias facturas, a veces incluso de proveedores sin estructura fiscal válida para deducción. Esto complica la contabilidad, incrementa el riesgo de errores y exige más recursos internos. Con Apartool, todo queda unificado en una sola factura: clara y deducible.
¿Qué diferencia hay entre un apartamento turístico y un “serviced apartment”? Un apartamento turístico puede carecer de servicios profesionales y continuidad en la atención. Un serviced apartment , como los que ofrece Apartool, está preparado para estancias de empresa: incluye limpieza regular, soporte técnico, mobiliario funcional y servicios adaptados al entorno corporativo.
¿Este modelo también funciona para estancias cortas? Aunque el mayor beneficio se obtiene en estancias medias o largas (más de 15 días), el modelo de Apartool también es útil para estancias desde una semana. Especialmente si se requiere gestión centralizada, atención al viajero y facturación optimizada. Además, ofrece mayor flexibilidad de cancelación y evita depósitos, algo habitual en el alquiler tradicional.
¿Qué ventajas tiene esto para el departamento de Finanzas o Compras? Menos interlocutores, menos facturas, menor riesgo fiscal y más eficiencia en conciliaciones. Todo esto se traduce en ahorro de tiempo y dinero. Además, tener proveedores con facturación clara y deducible mejora el cumplimiento fiscal y reduce incidencias con auditorías.