Da der Jahresbeginn und die jährliche Mehrwertsteuererklärung vor der Tür stehen, nehmen sich viele Unternehmen diese Zeit, um ihre Ausgabenpolitik zu überprüfen und Einsparmöglichkeiten . Einer der häufigsten Bereiche, in denen Kostensenkungen für Einkaufsabteilungen und Reisemanager angestrebt werden, ist Mitarbeiterunterkünfte für Geschäftsreisen .
In diesem Artikel werden verschiedene Möglichkeiten zur Optimierung dieser Ausgaben untersucht, wobei den steuerlichen und betrieblichen Auswirkungen des Unternehmenswohnungsmodells besondere Aufmerksamkeit geschenkt wird. Insbesondere werden wir uns ansehen, wie Apartool kann zu Einsparungen bei Geschäftsreisen beitragen durch Vorteile wie ermäßigte Mehrwertsteuer , Steuerabzüge , und optimiertes Rechnungswesen .
Januar: Die beste Zeit, um die Kosten zu überprüfen Der Januar markiert einen wichtiger Kontrollpunkt für viele Unternehmen: der Abschluss der Finanzdaten des Vorjahres und die Einreichung der jährlichen Steuererklärungen. Es ist an der Zeit, Lieferanten zu bewerten und die Ausgabenpolitik anzupassen.
Für Unterkunft für Unternehmen , das ermöglicht:
Erkennung unnötiger Ausgaben oder doppelter Dienstleistungen. Identifizierung nicht ausgeschöpfter Steuermöglichkeiten. Festlegung neuer Effizienzziele für das kommende Jahr. Ein schlecht geführtes Unterkunftsmodell kann zu hohen Mehrwertsteuervorschüsse , fragmentierte Rechnungslegung , und weniger Budgetkontrolle . Im Gegensatz dazu kann die Wahl des richtigen Lieferanten zu spürbaren Einsparungen führen.
Wichtige Möglichkeiten zur Senkung der Unterkunftskosten im Jahr 2026 Die Kosten für die Unterkunft müssen nicht in Stein gemeißelt sein. Bei ordnungsgemäßer Verwaltung können Einsparungen erzielt werden, die dem Unternehmen Vorteile bringen. Firmenwohnungen können Ihnen helfen, diese Einsparungen zu erzielen.
Konkurrenzfähigere Preise für mittel- bis langfristige Aufenthalte Wenn eine Wohnung für einen längeren Zeitraum gemietet wird, reduzieren die Anbieter von Unterkünften die Kosten für das Vertragsmanagement, das Ein- und Auschecken sowie die Instandhaltung der Immobilie. Darüber hinaus stellen sie sicher, dass die Wohnung über einen längeren Zeitraum bewohnt bleibt. Aus diesen Gründen sind die Kosten wettbewerbsfähiger, wenn Wohnungen für mittel- bis langfristige Aufenthalte gemietet werden.
Wann ist es vorteilhaft, von einem Hotel zu einer Firmenunterkunft zu wechseln?
Zum Beispiel, wenn dieselbe Person regelmäßig an denselben Ort reist. Dies ist häufig der Fall bei Mitarbeitern, die von zwei Unternehmensbüros aus arbeiten, oder wenn es ein bestimmtes Projekt an einem bestimmten Standort gibt und mehrere Mitarbeiter dorthin reisen. In solchen Fällen kann es von Vorteil sein, einige Einheiten in der Nähe des Arbeitsplatzes zu haben, die von verschiedenen Teammitgliedern genutzt werden können. In solchen und ähnlichen Situationen ist es nicht nötig, ein Hotel für ein paar Tage zu buchen, wenn eine feste Firmenunterkunft diese Anforderungen wettbewerbsfähiger erfüllen kann.
Steuervorteile von Firmenwohnungen Körperschaftsteuerabzug Die Kosten für die Unterkunft sind für das Unternehmen körperschaftsteuerlich abzugsfähig. Damit diese Ausgaben abzugsfähig sind, müssen sie jedoch durch eine Rechnung belegt werden, die alle erforderlichen Angaben im Namen des Unternehmens enthält. Wenn ein Mitarbeiter keine Rechnung anfordert, sie nicht im Namen des Unternehmens anfordert oder wichtige Informationen auslässt, ist die Rechnung nicht abzugsfähig. Der gängigste Körperschaftsteuersatz in Spanien liegt bei 25%. Jeder Fehler bei der Verwaltung der Unterkunft würde dem Unternehmen also einen Verlust in Höhe von 25% der Kosten zur Folge haben.
Dies ist einer der Gründe, warum Apartool nur mit Unternehmen zusammenarbeitet. Damit ein Gast ein Apartment für sich selbst buchen kann, muss er vom Kontoinhaber innerhalb des Unternehmens als Nutzer der Plattform autorisiert worden sein. Alle Buchungen werden von den Reisemanagern oder den zuständigen Stellen vollständig einsehbar verwaltet.
Vorsteuerabzug Wenn der Anbieter der Unterkunft untersteht dem Allgemeinen Regime und stellt ordnungsgemäß aufgeschlüsselte Rechnungen aus, Mehrwertsteuer kann zurückgefordert werden in den monatlichen oder vierteljährlichen Steuerabrechnungen.
Dies bedeutet, dass die Steuer nicht zu zusätzlichen Kosten wird; stattdessen kann das Unternehmen die gesamte gezahlte Mehrwertsteuer ausgleichen im Rahmen dieser Regelung mit der von ihren Dienstleistungen erhobenen Mehrwertsteuer.
Damit dies jedoch funktioniert, Die Geschäfts- und Vertragsbeziehung muss zwischen Apartool und dem Unternehmen hergestellt werden (nicht der Mitarbeiter als Einzelperson). Das heißt, sowohl der Vertrag als auch die Rechnung müssen an die Organisation gerichtet sein. Auf diese Weise wird ein echte Steuerersparnis entsteht, da die Differenz zwischen der gezahlten Mehrwertsteuer und der erhobenen Mehrwertsteuer geringer ist, wodurch sich der an das Finanzamt zu zahlende Betrag verringert.
10% Mehrwertsteuersatz Gemäß der geltenden Gesetzgebung, wenn die Unterkunft Folgendes beinhaltet zusätzliche Dienstleistungen Dies gilt als Hotelservice, z. B. regelmäßige Reinigung, Handtuch- und Bettwäschewechsel, Kundendienst oder Zubehör. Daher ein ermäßigter Mehrwertsteuersatz von 10% kann gelten (statt der üblichen 21%).
Dies stellt an sich keine Ersparnis dar, da die Mehrwertsteuer durch die Erklärung erstattungsfähig ist, aber reduziert den Cashflow-Vorschuss in jeder Siedlung.
Effizienz der Buchhaltung: Eine Rechnung für alles Neben den Steuerersparnissen gibt es noch einen wichtigen betrieblichen Vorteil: Vereinfachung der Rechnungslegung .
Die Buchung von Unterkünften für nur wenige Nächte am Stück verursacht steigende Verwaltungskosten. Jeder Aufenthalt erfordert die Abrechnung einer eigenen Rechnung, die Überprüfung der Richtigkeit, die Verwaltung verschiedener Zahlungen usw. Dies führt zu:
Mehrere Rechnungen Höherer Verwaltungsaufwand Höheres Risiko von Fehlern bei Abstimmungen Schwierigkeiten bei der Budgetkontrolle und der Rechtfertigung von Ausgaben bei Prüfungen Apartools One-Stop-Shop-Modell ermöglicht es, alle Ausgaben für alle Aufenthalte in einem einzigen zu konzentrieren Rechnung . Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die indirekten Kosten im Zusammenhang mit der internen Verwaltung.
Praxisbeispiel: Ein echter Sparkoffer Nehmen wir an, ein Unternehmen muss einen Mitarbeiter, der regelmäßig 3 Monate (90 Nächte) arbeitet, in einer neuen Unterkunft unterbringen Ziel . Der Mitarbeiter wird von Montag bis Freitag arbeiten. Es gibt zwei mögliche Szenarien:
Option A: Hotel von Montag bis Freitag Durchschnittlicher Preis pro Nacht : 150€Anzahl der Nächte : 65 Nächte (Montag bis Freitag während 90 Tagen)Fakturierung : 13 zu verrechnende Rechnungen, eine für jeden unabhängigen AufenthaltGeschätzte interne Verwaltungskosten : 150€Geschätzte Gesamtkosten: 9.900€
Option B: Serviced Apartment mit Apartool Durchschnittlicher Preis pro Nacht : 95€Anzahl der Nächte : 90 NächteFakturierung : Eine konsolidierte RechnungGeschätzte interne Verwaltungskosten : 50€Geschätzte Gesamtkosten nach Mehrwertsteuerabzug: 8.600€
Mit Apartool spart das Unternehmen 1.300€. Diese Einsparungen sind nicht nur auf einen wettbewerbsfähigeren Tarif zurückzuführen, sondern auch auf geringere interne Kosten, die wir in dieser Tabelle zusammenfassen:
Hotelvergleichstabelle
Hotel Option (A)
Hotel Option (B)
Preis pro Nacht
150 €
95 €
Anzahl der Nächte
65
90
Direkte Kosten
9.750 €
8.550 €
Verwaltungskosten
150 €
50 €
Rechnungsstellung
Mehrere Rechnungen
Einzelrechnung
Gesamtkosten
9.900 €
8.600 €
Bewährte Methoden zur Maximierung von Einsparungen Um sicherzustellen, dass diese Vorteile genutzt werden, ist es wichtig, sich zu bewerben bestimmte Managementkriterien :
Stellen Sie sicher, dass die Unterkunft den Anforderungen an eine ermäßigte Mehrwertsteuer : regelmäßige Reinigung, Handtuch- und Bettwäschewechsel, Zubehör, 24-Stunden-Kundendienst usw. Immer anfragen Rechnungen mit ausgewiesener Mehrwertsteuer und unter dem Allgemeinen Regime herausgegeben. Priorisieren Sie Verträge mit ein einziger Anbieter um Kohärenz und Vereinfachung der Rechnungslegung zu gewährleisten. Vorausplanen um Last-Minute-Buchungen und zusätzliche Kosten zu vermeiden.Etablieren klare interne Richtlinien in Bezug auf die Mindestaufenthaltsdauer, die zugelassenen Reiseziele und die empfohlenen Unterkunftsarten. Geschäftsunterkünfte sind einer der am besten optimierten Bereiche für Geschäftsreisen. Nicht nur wegen der Tarife, sondern auch aufgrund der steuerlichen, buchhalterischen und betrieblichen Auswirkungen.
Apartool bietet Serviced Apartments, zentrale Abrechnung und auf die B2B-Umgebung zugeschnittene Konditionen, sodass Reisemanager reduzieren Sie die Gesamtkosten und Verbesserung der Budgetkontrolle .
Häufig gestellte Fragen (FAQ) Welche Anforderungen muss die Unterkunft erfüllen, um den ermäßigten Mehrwertsteuersatz von 10% anwenden zu können? Um in den Genuss des ermäßigten Tarifs zu kommen, muss die Unterkunft hotelähnliche Leistungen wie regelmäßige Reinigung, Handtuch- und Bettwäschewechsel, Grundausstattung, Kundenservice usw. Wenn diese Leistungen vorhanden sind und ordnungsgemäß in Rechnung gestellt werden, kann der Anbieter gesetzlich die Mehrwertsteuer von 10% anstelle der üblichen 21% erheben.
Warum ist es wichtig, eine einzige Rechnung zu haben? Wenn Unterkunft, Reinigung und Versorgung getrennt vereinbart werden, gehen mehrere Rechnungen ein, manchmal sogar von Anbietern ohne gültige Steuerstruktur für Abzüge. Dies verkompliziert die Buchhaltung, erhöht das Fehlerrisiko und erfordert mehr interne Ressourcen. Mit Apartool ist alles in einer Rechnung zusammengefasst: übersichtlich und abzugsfähig.
Was ist der Unterschied zwischen einer Touristenwohnung und einer „Serviced Wohnung“? In einer Touristenwohnung mangelt es möglicherweise an professionellem Service und kontinuierlicher Aufmerksamkeit. Ein Serviced Apartment, wie das von Apartool angebotene, ist für Geschäftsreisen konzipiert: Es beinhaltet eine regelmäßige Reinigung, technischen Support, funktionale Möbel und Dienstleistungen, die auf das Unternehmensumfeld zugeschnitten sind.
Funktioniert dieses Modell auch für Kurzaufenthalte? Während der größte Vorteil bei mittleren oder langen Aufenthalten (über 15 Tage) erzielt wird, ist das Modell von Apartool auch für Aufenthalte von nur einer Woche nützlich. Vor allem, wenn zentralisiertes Management, Unterstützung für Reisende und optimierte Abrechnung erforderlich sind. Darüber hinaus bietet es mehr Flexibilität bei Stornierungen und vermeidet Kautionen, die bei herkömmlichen Anmietungen üblich sind.
Welche Vorteile bietet das der Finanz- oder Einkaufsabteilung? Weniger Vermittler, weniger Rechnungen, geringeres Haushaltsrisiko und effizientere Abstimmungen. All dies führt zu Zeit- und Kosteneinsparungen. Darüber hinaus verbessert der Einsatz von Anbietern mit klarer, abzugsfähiger Abrechnung die Einhaltung der Steuervorschriften und reduziert Probleme bei Prüfungen.