Com o início do ano e a declaração anual de IVA chegando, muitas empresas aproveitam esse tempo para revisar suas políticas de gastos e oportunidades de economia . Uma das áreas comuns em que as reduções de custos são buscadas para departamentos de compras e gerentes de viagens é acomodação de funcionários para viagens de negócios .
Este artigo explora diferentes maneiras de otimizar essa despesa, com especial atenção ao impacto fiscal e operacional do modelo de apartamento corporativo. Especificamente, veremos como Apartool pode contribuir para economizar em viagens de negócios por meio de benefícios como IVA reduzido , deduções fiscais , e contabilidade simplificada .
Janeiro: a melhor época para revisar os custos Janeiro marca um ponto de verificação chave para muitas empresas: o encerramento das finanças do ano anterior e a apresentação de declarações fiscais anuais. É hora de avaliar os fornecedores e ajustar as políticas de gastos.
Para alojamento corporativo , isso permite:
Detectando despesas desnecessárias ou serviços duplicados. Identificação de oportunidades fiscais subutilizadas. Estabelecendo novas metas de eficiência para o próximo ano. Um modelo de acomodação mal administrado pode levar a altas adiantamentos de IVA , contabilidade fragmentada , e menos controle de orçamento . Por outro lado, escolher o fornecedor certo pode se traduzir em economias tangíveis.
Principais formas de reduzir os custos de acomodação em 2026 As despesas de acomodação não precisam ser imutáveis. Com um gerenciamento adequado, é possível encontrar economias que trazem benefícios para a empresa. A habitação corporativa pode ajudá-lo a obter essas economias.
Tarifas mais competitivas para estadias de médio a longo prazo Quando um apartamento é alugado por um longo período de tempo, os provedores de hospedagem reduzem os custos relacionados ao gerenciamento de contratos, check-ins e check-outs e manutenção da propriedade. Além disso, eles garantem que o apartamento permaneça ocupado por um longo período. Por esses motivos, quando os apartamentos são alugados para estadias de médio a longo prazo, os custos são mais competitivos.
Quando é vantajoso mudar de um hotel para uma acomodação corporativa?
Por exemplo, quando a mesma pessoa viaja regularmente para o mesmo local. Esse geralmente é o caso de funcionários que trabalham em dois escritórios da empresa ou quando há um projeto específico em um determinado local e vários funcionários viajam para lá. Nesses casos, pode ser vantajoso ter algumas unidades próximas ao local de trabalho, que podem ser usadas por diferentes membros da equipe. Nessas situações e em outras semelhantes, não há necessidade de reservar um hotel por alguns dias, quando a acomodação corporativa permanente pode atender a essas necessidades de forma mais competitiva.
Benefícios fiscais de apartamentos corporativos Dedução fiscal corporativa As despesas de acomodação são dedutíveis para a empresa de acordo com o imposto corporativo. No entanto, para que essas despesas sejam dedutíveis, elas devem ser comprovadas por uma fatura emitida com todos os detalhes necessários em nome da empresa. Se um funcionário não solicitar uma fatura, não a solicitar em nome da empresa ou omitir qualquer informação relevante, a fatura não será dedutível. A alíquota de imposto corporativo mais comum na Espanha é de 25%, portanto, qualquer erro no gerenciamento de acomodações resultaria em uma perda para a empresa equivalente a 25% do custo.
Essa é uma das razões pelas quais a Apartool trabalha apenas com empresas. Para que um hóspede reserve um apartamento para si mesmo, ele deve ter sido autorizado como usuário da plataforma pelo proprietário da conta dentro da empresa, e todas as reservas são gerenciadas com total visibilidade pelos gerentes de viagens ou pelos responsáveis apropriados.
Dedução do IVA Quando o provedor de acomodação opera sob o Regime Geral e emite faturas devidamente discriminadas, O IVA pode ser recuperado nas liquidações fiscais mensais ou trimestrais.
Isso significa que o imposto não se torna um custo adicional; em vez disso, a empresa pode compensar todo o IVA pago sob este regime com o IVA cobrado de seus serviços.
No entanto, para que isso funcione, a relação comercial e contratual deve ser estabelecida entre a Apartool e a empresa (não o funcionário como indivíduo). Ou seja, tanto o contrato quanto a fatura devem ser endereçados à organização. Ao fazer isso, um economia real de impostos é gerada, pois a diferença entre o IVA pago e o IVA cobrado será menor, reduzindo assim o valor a ser pago à Agência Tributária.
Taxa de IVA de 10% De acordo com a legislação vigente, se a acomodação incluir serviços adicionais como limpeza regular, troca de toalhas e lençóis, atendimento ao cliente ou suprimentos, é considerado um serviço de hotel. Portanto, um taxa de IVA reduzida de 10% pode se inscrever (em vez dos 21% usuais).
Isso não representa uma economia em si, pois o IVA é recuperável por meio da declaração, mas reduz o adiantamento do fluxo de caixa em cada assentamento.
Eficiência contábil: uma fatura para tudo Além da economia de impostos, há um benefício operacional fundamental: o simplificação da gestão contábil .
Reservar acomodações por apenas algumas noites por vez gera custos crescentes de gerenciamento. Cada estadia exige que sua própria fatura seja contabilizada, verificação de exatidão, gerenciamento de vários pagamentos, etc. Isso resulta em:
Várias faturas Aumento da carga administrativa Maior risco de erros nas reconciliações Dificuldade em controlar orçamentos e justificar despesas durante auditorias Apartools modelo de balcão único permite que todas as despesas de todas as estadias sejam concentradas em uma única fatura . Isso não só economiza tempo, mas também reduz os custos indiretos associados ao gerenciamento interno.
Exemplo prático: um caso de poupança real Vamos supor que uma empresa precise acomodar um funcionário que trabalhará regularmente por 3 meses (90 noites) em um novo destino . O funcionário trabalhará de segunda a sexta-feira. Há dois cenários possíveis:
Opção A: hotel de segunda a sexta-feira Tarifa média por noite : 150€Número de noites : 65 noites (de segunda a sexta-feira durante 90 dias)Faturamento : 13 faturas a serem contabilizadas, uma para cada estadia independenteCusto administrativo interno estimado : 150€Custo total estimado: 9.900€
Opção B: apartamento com serviço de quarto com Apartool Tarifa média por noite : 95€Número de noites : 90 noitesFaturamento : Uma fatura consolidadaCusto administrativo interno estimado : 50€Custo total estimado após a dedução do IVA: 8.600€
Com a Apartool, a empresa economiza 1.300€. Essa economia se deve não apenas a uma tarifa mais competitiva, mas também à redução dos custos internos, que resumimos nesta tabela:
Tabela de Comparação de Hotéis
Hotel Opção (A)
Hotel Opção (B)
Preço por noite
150 €
95 €
Número de noites
65
90
Custo direto
9.750 €
8.550 €
Custo administrativo
150 €
50 €
Faturação
Múltiplas faturas
Fatura única
Custo total final
9.900 €
8.600 €
Melhores práticas para maximizar a economia Para garantir que essas vantagens sejam alcançadas, é importante aplicar certos critérios de gestão :
Verifique se a acomodação atende às requisitos para redução do IVA : limpeza regular, troca de toalhas e lençóis, suprimentos, atendimento ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana, etc. Sempre solicite faturas com IVA detalhado e emitido sob o Regime Geral. Priorize a contratação com um único provedor para garantir consistência e simplificação contábil. Planeje com antecedência para evitar reservas de última hora e custos adicionais.Estabele políticas internas claras em relação à duração mínima da estadia, destinos aprovados e tipos de acomodação recomendados. A acomodação corporativa é uma das áreas mais otimizadas nas viagens de negócios. Não apenas por causa das taxas, mas também por seu impacto fiscal, contábil e operacional.
Apartool oferece apartamentos com serviços, faturamento centralizado e condições adaptadas ao ambiente B2B, permitindo que os gerentes de viagens reduzir despesas gerais e melhorar o controle orçamentário .
Perguntas frequentes (FAQ) Quais requisitos a acomodação deve atender para aplicar a taxa reduzida de 10% de IVA? Para se beneficiar da taxa reduzida, a acomodação deve incluir serviços semelhantes aos de um hotel, como limpeza regular, troca de toalhas e lençóis, suprimentos básicos, atendimento ao cliente, etc. Se esses serviços estiverem presentes e devidamente faturados, o provedor poderá aplicar legalmente o IVA de 10% em vez dos 21% usuais.
Por que é importante ter uma única fatura? Quando acomodação, limpeza e suprimentos são contratados separadamente, várias faturas são recebidas, às vezes até mesmo de fornecedores sem estruturas fiscais válidas para deduções. Isso complica a contabilidade, aumenta o risco de erros e exige mais recursos internos. Com o Apartool, tudo é unificado em uma única fatura: clara e dedutível.
Qual é a diferença entre um apartamento turístico e um “apartamento com serviço”? Um apartamento turístico pode carecer de serviços profissionais e atenção contínua. Um apartamento com serviço, como os oferecidos pela Apartool, foi projetado para estadias de negócios: inclui limpeza regular, suporte técnico, móveis funcionais e serviços adaptados ao ambiente corporativo.
Esse modelo também funciona para estadias curtas? Embora o maior benefício seja obtido com estadias médias ou longas (mais de 15 dias), o modelo Apartool também é útil para estadias de até uma semana. Especialmente se for necessário gerenciamento centralizado, suporte ao viajante e cobrança otimizada. Além disso, oferece mais flexibilidade com cancelamentos e evita depósitos, que são comuns em aluguéis tradicionais.
Que vantagens isso oferece ao departamento financeiro ou de compras? Menos intermediários, menos faturas, menor risco fiscal e reconciliações mais eficientes. Tudo isso se traduz em economia de tempo e custos. Além disso, ter fornecedores com faturamento claro e dedutível melhora a conformidade fiscal e reduz os problemas durante as auditorias.