Business travel is not simply about coordinating transport and accommodation. Every professional relocation or work-related stay involves ensuring suitable conditions for rest , safety , comfort and operational continuity , particularly when the stay extends over several days or weeks.
In this context, accommodation is no longer a purely logistical decision; it becomes part of the company’s responsibility towards its travelling employees . Choosing the right solution helps reduce incidents, support productivity and ensure a more stable, efficient experience that is aligned with both the employee’s needs and the organisation’s requirements.
This responsibility is known as duty of care. In this article, we will explore what it means, why it is becoming increasingly relevant in corporate travel management, and how Apartool ’s corporate apartments help strengthen a strategy focused on care, safety and wellbeing for employees travelling for work.
What is duty of care? In a professional context, this term refers to a company’s obligation to take reasonable measures to protect the health, safety and wellbeing of its employees . This also applies when they are away from home and travelling for work .
When applied to corporate housing, duty of care means that a company should not simply book “whatever is available”. It must assess whether the accommodation is suitable for the destination , the length of stay, the traveller’s profile and any foreseeable risks in the surrounding area. This includes aspects such as location , safety , assistance , privacy and amenities .
A new priority for companies Duty of care has become increasingly important because corporate travel is now more complex . There is greater international mobility, more medium- and long-term stays, distributed teams and growing attention to factors that were previously overlooked, from burnout to multicultural awareness .
In addition, companies are no longer assessed solely on their operational efficiency , but also on how they look after their people. In a context where employee experience plays a key role in attracting and retaining talent, well-managed corporate housing becomes a visible part of that commitment.
This is also accompanied by a growing need for traceability . It is no longer enough to say that travellers are being cared for. Companies must be able to demonstrate, through KPIs , that they have criteria, processes and decisions in place that are consistent with that protection.
Legal requirements When a company refers to duty of care, it is not only addressing an internal best practice. It is also operating within a regulatory framework focused on the prevention of risks and the protection of employees . This framework should be taken into account in order to understand what responsibilities exist and how they translate into the management of professional stays.
Réglementation
Champ d’application
Ce qu’elle établit
Application à l’hébergement
Directive 89/391/CEE du Conseil du 12 juin 1989
Union européenne
Établit les principes généraux de prévention, d’évaluation des risques, d’information, de formation et d’organisation préventive sous la responsabilité de l’employeur.
Indique que la protection doit également prendre en compte les risques liés au déplacement et au séjour lui-même.
Loi 31/1995 du 8 novembre relative à la prévention des risques professionnels
Espagne
Reconnaît le droit des travailleurs à une protection efficace et établit l’obligation de l’employeur de garantir la santé et la sécurité dans tous les aspects liés au travail.
Renforce la nécessité de choisir l’hébergement selon des critères préventifs, et non uniquement selon des considérations économiques ou opérationnelles.
Décret royal 39/1997 du 17 janvier, approuvant le Règlement des services de prévention
Espagne
Développe la loi précédente et réglemente la manière dont doivent être organisés l’évaluation des risques, la planification préventive et les services de prévention.
Apporte une approche opérationnelle : processus, critères, responsabilités et traçabilité.
What does this mean in practice? If we translate this legal framework into concrete actions for companies , we arrive at the following checklist:
Assess the risks associated with the destination and the type of stay.Define minimum safety and wellbeing criteria for the accommodation. Work with controlled and traceable booking channels. Ensure the ability to respond to incidents during the stay. Document measures and decisions in order to evidence compliance with the duty of protection.The role of accommodation Corporate apartments fit particularly well within this strategy because they offer a more liveable, stable environment that is better aligned with the needs of a professional stay. Compared with a hotel room , they provide more space, greater privacy and a routine that is closer to everyday life.
This has a clear impact on wellbeing. Being able to cook , rest in a separate space, work in reasonable comfort and reduce constant exposure to busy communal areas improves the stay experience and helps reduce the strain of extended business travel.
They also add value from a control perspective. When apartments are managed within a structured corporate framework, it becomes easier to apply consistent criteria for location, safety, equipment and support. This strengthens the consistency of duty of care and makes it easier to demonstrate that the company has taken reasonable measures .
Apartool: your partner in strengthening duty of care Managing duty of care in accommodation becomes much more manageable when the entire operation is handled through a single platform and a modèle clair .
Apartool propose des appartements d'entreprise entièrement équipés qui sont prêts à emménager , avec charges incluses, une cuisine entièrement équipée, du mobilier, le nécessaire de maison et une connexion internet haut débit. Cela signifie que les employés peuvent s'installer facilement dès leur arrivée, maintenir une routine stable dès le premier jour et prolonger leur séjour de manière durable au fil du temps.
Du point de vue du devoir de diligence, le modèle d'Apartool présente trois éléments particulièrement précieux :
Contrôle et traçabilité des réservations : toutes les demandes d'hébergement passent par la même plateforme, permettant de savoir qui séjourne où, pour combien de temps et dans quelles conditions. Cela permet d'éviter les réservations fragmentées via des canaux non professionnels.Séjours adaptés au travail : Apartool propose des logements conçus pour un usage professionnel, avec des espaces de travail, une connexion internet haut débit et des services adaptés aux séjours de moyenne et longue durée, afin que les employés n'aient pas à recourir à des solutions improvisées.Couverture internationale avec des critères uniformes : le même modèle est appliqué dans différentes destinations, facilitant l'intégration de critères d'hébergement clairs dans les politiques de voyage sans avoir à les redéfinir ville par ville.En pratique, cela permet aux entreprises d' intégrer les appartements d'entreprise dans leur politique de mobilité comme une option standard , en accord avec la prévention des risques et avec l'expérience qu'elles souhaitent offrir à chaque employé relocalisé.
Pour les Responsables voyages , garantir un hébergement de qualité signifie avoir un meilleur contrôle sur chaque voyage, réduire les incidents pendant le séjour et s'assurer que chaque réservation respecte les normes de sécurité, d'emplacement et de qualité définies par l'entreprise. Pour les équipes des achats , cela signifie travailler avec des fournisseurs fiables, des conditions claires et des processus centralisés qui aident à optimiser les coûts, à éviter les dérives et à réduire l'impact financier d'une mauvaise expérience d'hébergement. Pour les équipes des Ressources Humaines , s'occuper de l'hébergement, c'est s'occuper directement des personnes. Un appartement bien situé, entièrement équipé et adapté à un séjour temporaire aide les employés à maintenir leur routine, améliore leur repos et leur permet de se concentrer sur leur projet sans ajouter de stress inutile à leur relocalisation. C'est pourquoi les appartements d'entreprise ne devraient pas être considérés uniquement comme une alternative aux hôtels . Ils sont une solution conçue pour accompagner les professionnels lors de séjours de moyenne durée, offrant plus d' espace , autonomie , intimité et d' stabilité . En fin de compte, ils constituent un moyen tangible de transformer le devoir de diligence en une expérience réelle et mesurable.
FAQ sur le devoir de diligence dans l'hébergement d'entreprise Que signifie le devoir de diligence pour l'hébergement lors des voyages d'affaires ? Cela signifie sélectionner un hébergement qui contribue à réduire les risques prévisibles pour la santé, la sécurité et le bien-être de l'employé, tout en le faisant selon des critères clairs et documentés, conformes à la politique de voyage de l'entreprise.
Comment puis-je vérifier si un hébergement répond aux exigences du devoir de diligence ? La meilleure approche est de travailler avec des critères prédéfinis et vérifiables. Par exemple, un emplacement approprié, des mesures de sécurité, un soutien en cas d'incident, des conditions de vie adéquates et la capacité d'accéder à la documentation ou à la traçabilité concernant l'hébergement réservé.
Pourquoi les appartements d'entreprise facilitent-ils le respect du devoir de diligence ? Parce qu'ils offrent un environnement plus stable, mieux adapté à la vie quotidienne de l'employé. Lorsqu'ils sont également réservés par l'intermédiaire d'un fournisseur professionnel, il devient plus facile d'appliquer des critères cohérents en matière de sécurité, de confort et de contrôle.
Quels risques surviennent lorsque les employés réservent un hébergement de manière indépendante ? Le principal problème est la perte de visibilité. L'entreprise peut ne plus savoir où l'employé séjourne, si l'environnement est adapté ou si des garanties minimales sont en place en cas d'incident. Cela rend plus difficiles la réponse et la preuve du devoir de protection.
De plus, ce type de réservation peut générer des coûts supplémentaires à la fin du séjour, tels que des cautions, des frais de services publics supplémentaires ou des dépenses imprévues. Il peut également n'y avoir aucune garantie d'un service d'urgence 24h/24 et 7j/7 de la part du gestionnaire de l'hébergement, ce qui peut laisser le professionnel en déplacement sans réponse rapide à tout incident survenant pendant son séjour.
Comment Apartool contribue-t-il à renforcer le devoir de diligence dans l'hébergement d'entreprise ? Apartool aide à centraliser, standardiser et assurer la traçabilité dans la gestion de l'hébergement d'entreprise. Cela réduit la fragmentation, améliore le contrôle des séjours et propose des appartements préparés pour mieux répondre aux besoins réels des voyageurs professionnels.