Uma RFP (Request for Proposal) de alojamento corporativo é o processo formal através do qual uma empresa convida fornecedores a apresentar as suas condições , incluindo tarifas, tipos de alojamento, cobertura geográfica, serviços incluídos e condições contratuais.
Uma RFP de alojamento corporativo é uma ferramenta estratégica que permite às empresas passar de uma gestão reativa do alojamento para uma gestão mais estruturada e estratégica .
Um ponto de partida 📊
Um ponto de partida 📊
De acordo com dados da Global Business Travel Association (GBTA), dois em cada três Travel Managers que negoceiam diretamente com fornecedores utilizam processos formais de RFP. Quase metade deles fá-lo exclusivamente através deste canal.
Apesar disso, muitas empresas de média dimensão ainda gerem o alojamento corporativo através de processos informais.
Neste artigo, encontrará sete sinais que indicam se o seu modelo atual de alojamento corporativo já não é suficiente . Se reconhecer estes desafios na sua organização, pode ser altura de avançar para um processo de aquisição formal, e a Apartool pode ajudá-lo a fazer essa transição com sucesso.
1. O volume já não pode ser gerido “manualmente” Encontrar apartamentos que correspondam ao destino e às características exigidas, que ofereçam disponibilidade para estadias de média e longa duração e que se mantenham rentáveis, exige tempo e esforço significativos. À medida que os pedidos aumentam, começam a surgir estrangulamentos. É aí que o processo começa a falhar.
Existem vários sinais de alerta claros:
Equipes internas gastam horas pesquisando , comparando e gerenciando reservas manualmente. Outras tarefas importantes ficam por fazer.Viajantes começam a procurar apartamentos por conta própria . Eles usam plataformas B2C ou sites de fornecedores e, em alguns casos, reservam acomodações sem considerar as implicações fiscais ou operacionais. Se os planos mudarem ou surgirem problemas mais tarde, torna-se incerto quem é o responsável por resolvê-los.Os custos começam a aumentar . A falta de controlo e a ausência de compras consolidadas através de um número limitado de fornecedores negociados impulsionam os preços para cima. Isso naturalmente atrai a atenção das equipas de compras e finanças, que se tornam cada vez mais motivadas a procurar soluções alternativas.A satisfação do viajante começa a diminuir . À medida que o número de fornecedores cresce, a qualidade torna-se mais inconsistente e incidentes ou problemas inesperados tornam-se mais comuns. Em última análise, isso afeta a experiência do viajante, o que pode impactar tanto a satisfação dos funcionários quanto o seu envolvimento com a empresa.Quando estes sinais começam a aparecer, é o momento certo para reavaliar o processo. E se todas estas pesquisas de apartamentos pudessem ser geridas para si?
Com Apartool , um Gestor de Reservas dedicado encarrega-se de procurar, propor e confirmar as opções mais adequadas para cada pedido. Isso permite que a sua equipa deixe de operar como uma agência de reservas e se concentre no que realmente importa.
2. Os gastos com alojamento tornaram-se imprevisíveis Sem condições negociadas através de um RFP de alojamento corporativo, o custo por noite flutua dependendo da disponibilidade , sazonalidade e canal de reserva. O resultado são gastos com alojamento mais elevados do que o necessário e difíceis de orçamentar com precisão.
Alguns indicadores claros incluem:
Tarifas públicas estão a ser pagas em vez de condições corporativas especialmente negociadas.A tarifa diária varia significativamente de um mês para o outro no mesmo destino, sem qualquer explicação clara.Torna-se impossível produzir previsões fiáveis de gastos com alojamento. As equipas de finanças e compras exigem maior controlo , enquanto a informação permanece fragmentada ou de difícil acesso.Um RFP para alojamento corporativo ajuda a reduzir a variabilidade das tarifas e facilita a antecipação do custo de cada viagem de negócios ou relocalização. Isso permite que as empresas tomem decisões mais rápidas sem envolver constantemente as equipas internas para fornecer estimativas. O resultado é maior agilidade, visibilidade e confiança para o negócio.
3. Estadias de longa duração estão a tornar-se mais frequentes Se o alojamento de média e longa duração já não é a exceção, pode ser também o momento de considerar lançar um RFP. Projetos de expansão, relocalizações temporárias, programas de formação de longa duração e missões internacionais exigem que os colaboradores permaneçam fora de casa por períodos prolongados. É precisamente nas estadias de média e longa duração que o alojamento corporativo proporciona as maiores poupanças de custos.
Estes sinais indicam que a sua empresa pode precisar de um RFP para alojamento corporativo para estadias de média e longa duração:
Os colaboradores estão a viver em hotéis sem o conforto e a praticidade de ter o seu próprio apartamento, enquanto pagam tarifas significativamente mais altas por semanas ou meses seguidos.O mesmo alojamento tem de ser reservado repetidamente através de múltiplos processos manuais . As reservas são feitas para datas exatas, os colaboradores fazem o check-out quando o período termina, retiram todos os seus pertences e depois fazem o check-in novamente apenas alguns dias depois.As despesas com restaurantes e refeições aumentam consideravelmente . Sem acesso a uma cozinha, os colaboradores são forçados a comer fora em todas as refeições.Colaboradores em viagem começam a solicitar diferentes tipos de alojamento , incluindo espaços adequados para trabalho remoto e os confortos de casa, desde ter uma máquina de lavar roupa a poder levar o seu animal de estimação.Se um aumento nas estadias de média e longa duração pode ser antecipado, um RFP para alojamento corporativo não só ajudará a reduzir os custos de alojamento, mas também a poupar tempo e a melhorar a satisfação do viajante.
Números-chave a considerar 📊
Números-chave a considerar 📊
Uma estadia corporativa de 30 noites num apartamento totalmente equipado pode representar
poupanças até 40%
em comparação com uma estadia equivalente num hotel, proporcionando simultaneamente maior conforto e produtividade para os colaboradores.
4. A experiência do colaborador é inconsistente A acomodação não é apenas um custo. Faz parte da proposta de valor que uma empresa oferece aos seus colaboradores ao pedir que viajem ou se mudem.
Quando a gestão de acomodações carece de estrutura, a qualidade torna-se inconsistente . Alguns colaboradores desfrutam de uma experiência positiva, enquanto outros não. Com o tempo, isso gera consequências tanto para a satisfação do colaborador quanto para a eficiência operacional.
Estes são alguns sinais de que a experiência do viajante pode estar a deteriorar-se:
Reclamações recorrentes sobre locais inadequados, propriedades em mau estado ou serviços que não funcionam corretamente.Os colaboradores começam a procurar alternativas de forma independente , gerando despesas fora da política de viagens da empresa.Incidentes durante a estadia surgem sem um ponto de contacto claro responsável por resolvê-los.trabalha exclusivamente com gestores de propriedades profissionais , priorizando fornecedores com os quais já foram estabelecidas relações duradouras e padrões de qualidade comprovados. Isso garante uma experiência de acomodação consistente para todos os colaboradores, independentemente do destino ou da duração da estadia.
5. Muitos fornecedores, pouca padronização É comum que empresas que não formalizaram seu processo de aquisição de hospedagem acabem trabalhando com múltiplos fornecedores de moradia corporativa . Isso frequentemente resulta em uma mistura de hotéis individuais, apartamentos reservados através de diferentes plataformas e reservas diretas com proprietários particulares.
O resultado é uma fragmentação que impacta negativamente todos os envolvidos:
Não há condições consistentes , pois cada reserva é negociada de forma diferente, ou não é negociada.O volume total de reservas não é consolidado , reduzindo o poder de negociação da empresa.Os processos de faturamento tornam-se complexos e geram erros recorrentes.Torna-se impossível comparar adequadamente os fornecedores ou medir o seu desempenho real.De acordo com a Global Business Travel Association (GBTA), 53% dos gestores de viagens que não utilizam processos formais de RFP identificam fluxos de trabalho manuais e a falta de padronização como seu principal desafio. Além disso, 47% afirmam que os fornecedores não compreendem totalmente os termos e condições acordados .
Um RFP de moradia corporativa bem estruturado permite consolidar os gastos dentro de um painel de fornecedores aprovados e estabelecer condições consistentes em toda a organização.
6. Sua empresa carece de visibilidade e controle sobre os gastos com hospedagem Sabe quanto a sua empresa gastou em hospedagem no último trimestre? Em que destinos? Com que fornecedores? Qual foi a tarifa média por noite, dependendo do tipo de estadia?
Se não consegue aceder facilmente a esta informação, um RFP de alojamento corporativo pode ajudá-lo a obter essa visibilidade. Isso permitiria que você:
Justificar melhor os orçamentos de hospedagem para a alta direção ou equipas de aquisição.Identificar padrões de compra que poderiam ser otimizados.Detetar desvios de política e reservas não conformes.Construir argumentos mais fortes e baseados em dados ao negociar tarifas com fornecedores.Muitas empresas descobrem que, sem dados centralizados, são incapazes de comparar tarifas adequadamente ou verificar a conformidade do fornecedor. Um RFP de alojamento corporativo estabelece as bases para relatórios de KPI estruturados desde o primeiro dia.
7. O dever de cuidado tornou-se uma preocupação A responsabilidade de uma empresa em proteger funcionários em viagem ou realocados não é apenas uma obrigação ética. Em muitos casos, também acarreta implicações de responsabilidade legal e corporativa .
Quando a hospedagem não é gerida através de fornecedores profissionais, vários riscos começam a surgir:
Não há protocolo de emergência ou ponto de contacto claro em caso de incidente. Segurança, conformidade legal e padrões de qualidade não podem ser garantidos. Não há evidências de que a acomodação esteja em conformidade com as políticas internas de viagem ou regulamentos locais . Uma RFP de alojamento corporativo ajuda a garantir compromissos contratuais relativamente a cancelamentos , padrões de segurança e soluções de alojamento de emergência , tudo o que é essencial para proteger os colaboradores durante a sua estadia.
Lance a sua RFP de alojamento corporativo com a Apartool Se reconheceu a sua empresa em alguns destes sinais, já tem motivos suficientes para agir e estruturar a sua gestão de alojamento através de uma RFP de alojamento corporativo .
A Apartool é um fornecedor de alojamento corporativo com acesso a mais de 300.000 apartamentos em 85 países . A nossa solução foi especificamente concebida para empresas que necessitam de alojamento flexível, estadias de médio e longo prazo, e gestão centralizada apoiada por uma equipa dedicada.
Ao lançar a sua RFP de alojamento corporativo com a Apartool, beneficiará de:
Propostas personalizadas adaptadas às necessidades específicas da sua empresa. Tarifas competitivas para estadias a partir de uma semana. Um Key Account Manager dedicado e uma equipa de reservas especializada. Gestão centralizada com relatórios e faturação consolidada. Fornecedores aprovados que cumprem as normas de segurança e qualidade. Total alinhamento com a sua política de viagens e requisitos de dever de cuidado. Pronto para dar o próximo passo? Contacte a Apartool hoje e comece a desenhar o modelo de alojamento de que a sua empresa realmente precisa.
Perguntas frequentes sobre as RFP de alojamento corporativo O que é uma RFP de alojamento corporativo? Uma RFP (pedido de proposta) de alojamento corporativo é um processo formal através do qual as empresas convidam fornecedores de alojamento a apresentar propostas detalhadas para gerir as suas necessidades de viagens de negócios.
Quais são os sinais de que a minha empresa precisa de uma RFP de alojamento corporativo? Os sinais incluem o aumento dos custos de alojamento, processos de reserva inconsistentes, queixas frequentes dos viajantes e um volume de viagens crescente que um único fornecedor já não consegue gerir com eficiência.
Em que difere uma RFP de alojamento corporativo de uma RFQ? Uma RFP foca-se em avaliar a abordagem geral, a qualidade de serviço e o valor do fornecedor, enquanto uma RFQ (pedido de cotação) se concentra sobretudo em comparar preços para necessidades definidas.
O que deve incluir uma RFP de alojamento corporativo? Uma boa RFP deve detalhar o volume de viagens, os destinos, o orçamento, as comodidades necessárias, os níveis de serviço e os requisitos de reporting, para que os fornecedores possam apresentar propostas precisas e comparáveis.
Como pode a Apartool ajudar no processo de RFP de alojamento corporativo? A Apartool colabora com as empresas na resposta a RFPs de alojamento corporativo com propostas à medida, apoiando-se na sua rede de propriedades e experiência de gestão de contas para se adaptar a cada política de viagens.
