Una RFP de alojamiento corporativo (o Request for Proposal o solicitud de propuesta) es el proceso formal mediante el cual una empresa invita a proveedores a presentar sus condiciones : tarifas, tipología de alojamientos, cobertura geográfica, servicios incluidos y términos contractuales.
Una RFP de alojamiento corporativo es una herramienta que permite pasar de gestionar el alojamiento de forma reactiva a hacerlo de manera estratégica .
Un dato de partida 📊
Un dato de partida 📊
Según datos de la GBTA (Global Business Travel Association), dos de cada tres Travel Managers que negocian directamente con proveedores utilizan procesos formales de RFP. Y casi la mitad de ellos lo hace exclusivamente a través de este canal.
A pesar de ello, muchas empresas medianas siguen gestionando el alojamiento corporativo de forma informal.
En este artículo encontrarás siete señales que indican si tu modelo actual de alojamiento corporativo ha dejado de ser suficiente . Si las reconoces en tu organización, quizá es momento de dar el salto a un proceso de contratación formal, y Apartool puede ayudarte a lograrlo.
1. El volumen ya no se puede gestionar “manualmente” Encontrar apartamentos que encajen por destino y características, que tengan disponibilidad para estancias medias y largas, y que ofrezcan un buen precio requiere dedicar tiempo y esfuerzo. Cuando las peticiones se multiplican, se puede crear un cuello de botella. Y entonces es cuando el proceso empieza a hacer aguas:
Pero sí hay síntomas claros:
El equipo interno pasa horas buscando comparando y gestionando reservas manualmente. Otras tareas del equipo se quedan por hacer.Los viajeros empiezan a buscar los apartamentos por sí mismos. Buscan en portales B2C o en webs de proveedores y en ocasiones contratan sin tener en cuenta las implicaciones fiscales y de gestión. Si luego hay cambios de planes o incidencias, no queda claro quién lo va a resolver.Los precios empiezan a dispararse. La falta de control y no agrupar las compras a través de un número limitado de proveedores con los que se puedan negociar tarifas impulsa los precios al alza. Eso va a atraer la atención de los equipos de compras o finanzas que tendrán mayores incentivos para buscar soluciones.La satisfacción de los viajeros disminuye. Con un número creciente de proveedores, va a haber más variación de calidad y empezarán a aparecer incidencias y sorpresas no deseadas. Al final, eso repercutirá en la experiencia de los viajeros, lo que puede tener consecuencias para su satisfacción y vinculación con la compañía.Cuando aparecen estos síntomas, es el momento oportuno para reflexionar. “Y si todas estas búsquedas de apartamentos pudieran hacerlas por mi”? Con Apartool , un booking manager se encargará de buscar, proponer y confirmar las opciones más adecuadas para cada petición. Así, tu equipo deja de actuar como una agencia de reservas y puede centrarse en lo que realmente importa.
2. El gasto en alojamiento se ha vuelto impredecible Sin tener condiciones negociadas a través de un RFP de alojamiento corporativo, el coste de cada noche varía en función de la disponibilidad, la temporada y el canal de reserva. El resultado: un gasto en alojamiento más alto de lo necesario e imposible de presupuestar con precisión.
Algunos indicadores concretos:
Se pagan tarifas públicas en lugar de condiciones especiales negociadas.El daily rate varía de forma sustancial de un mes a otro en el mismo destino sin razón aparente.No se puede hacer una previsión fiable del gasto en alojamiento.Los equipos de finanzas y compras piden más control , y la información está fragmentada o es de difícil acceso.Una RFP de alojamiento corporativo reduce la variación de tarifas y es más fácil anticipar el coste de cada desplazamiento. Así se pueden tomar decisiones rápidas sobre desplazamientos sin necesidad de tener que involucrar a personal interno para proporcionar estimaciones. Y eso da mayor agilidad y seguridad al negocio.
3. Las estancias largas se multiplican Si el alojamiento de larga y media duración ha dejado de ser la excepción, también ha llegado el momento de valorar iniciar un RFP. Proyectos de implantación, traslados temporales, formaciones prolongadas , asignaciones internacionales. Todas esas situaciones requieren que el personal de la empresa permanezca desplazado un tiempo. Y en las estancias medias y largas es donde el alojamiento corporativo consigue una mayor reducción de costes.
Estas pistas te avisan de que hace falta un RFP de alojamiento corporativo para estancias medias y largas:
Los empleados viven en hoteles , pero sin todas las comunidades de un apartamento propio y pagando tarifas más elevadas durante semanas o meses.Se multiplican las gestiones para reservar el mismo alojamiento repetidamente. Se reserva por días exactos, cuando acaba el periodo se hace check-out. El empleado debe retirar todo y vuelve a hacer check-in al cabo de pocos días. Se disparan los gastos de manutención en restaurantes. Sin cocina, los empleados se ven obligados a comer fuera en cada ocasión.Los empleados desplazados empiezan a pedir otro tipo de alojamientos. Con espacios adecuados para trabajar en casa y con todas las ventajas de un hogar - desde contar con una lavadora a poder llevar a su mascota.Si se puede anticipar un mayor volumen de estancias de media y larga duración, un RFP de alojamiento corporativo te permitirá no sólo reducir las tarifas, sino ahorrar tiempo y mejorar la satisfacción del viajero.
Cifras a valorar 📊
Cifras a valorar 📊
Una estancia corporativa de 30 noches en un apartamento equipado puede suponer
hasta un 40 % de ahorro
frente a la tarifa hotelera equivalente, además de ofrecer mayor confort y productividad al empleado.
4. La experiencia de los empleados difiere El alojamiento no es solo un coste. Es parte de la propuesta de valor que una empresa ofrece a sus empleados cuando les pide que viajen o se desplacen.
Cuando la gestión del alojamiento no está estructurada, la calidad es inconsistente . Algunos empleados tienen buenas experiencias, pero otros no. Y eso tiene consecuencias.
Estos son algunos signos que indican deterioro en la experiencia del viajero :
Quejas recurrentes sobre la mala ubicación, instalaciones en mal estado o servicios que no funcionan.Empleados que buscan alternativas por su cuenta y generan gasto fuera de la política de viajes.Incidencias durante la estancia sin un interlocutor claro que las resuelva.Apartool trabaja exclusivamente con gestores de propiedades profesionales , priorizando aquellos con quienes ya tiene una relación consolidada y un historial de calidad contrastado. Eso se traduce en estancias consistentes para todos los empleados, independientemente del destino o la duración del desplazamiento.
5. Demasiados proveedores, poca estandarización Es habitual que las empresas que no han formalizado su proceso de contratación terminen trabajando con diversos proveedores de alojamiento corporativo . Entonces aparecen los hoteles sueltos, los apartamentos reservados en diferentes plataformas, las reservas directas a particulares…
El resultado es una fragmentación que perjudica a todos:
No hay condiciones homogéneas : cada reserva se negocia (o no se negocia) de forma distinta.El volumen total de reservas no se consolida , lo que merma el poder de negociación.Los procesos de facturación son complejos y generan errores recurrentes.Es imposible comparar proveedores y medir su desempeño real.Según la GBTA, el 53 % de los responsables de viajes que no utilizan procesos formales de RFP señalan los procesos manuales y la falta de estandarización como su principal inconveniente. Además el 47 % indica que los proveedores no comprenden bien los términos acordados .
Una RFP bien estructurada permite consolidar el gasto en un panel de proveedores validados y establecer condiciones comunes para toda la empresa.
6. Tu empresa pierde visibilidad y control sobre el gasto ¿Sabes cuánto ha gastado tu empresa en alojamiento el último trimestre? ¿En qué destinos? ¿Con qué proveedores? ¿Cuál es el coste medio por noche según el tipo de estancia?
Si no puedes acceder a estos datos, un RFP de alojamiento corporativo puede ayudarte a conseguirlos. Eso te permitiría:
Justificar mejor el presupuesto de alojamiento ante Dirección o Compras;Identificar patrones de compras que podrían optimizarse.Detectar desviaciones e incumplimientos de la política de viajes;Argumentar de manera sólida ajustes de tarifas con los proveedores.Muchas empresas han descubierto que, sin datos centralizados, no pueden hacer benchmarking de tarifas ni verificar el cumplimiento de los proveedores. Una RFP de alojamiento corporativo establece las bases para un reporting estructurado de KPIs desde el primer día.
7. Te preocupa el duty of care La obligación de las empresas de proteger a sus empleados desplazados no es solo ética. En muchos contextos tiene implicaciones legales y de responsabilidad corporativa .
Cuando el alojamiento no está gestionado a través de proveedores profesionales, surgen riesgos:
No existe protocolo de emergencia, ni interlocutor en caso de incidencia. Faltan garantías de seguridad, legalidad o calidad. No hay pruebas de que el alojamiento cumpla la política interna y las normativas locales . Una RFP de alojamiento garantiza compromisos contractuales en materia de cancelación , seguridad y alojamiento de emergencia , aspectos esenciales para la protección del empleado.
Lanza tu RFP de alojamiento corporativo con Apartool Si has reconocido tu empresa en algunas de estas señales, ya tienes suficientes motivos para moverte y estructurar tu gestión a través de una RFP de alojamiento corporativo.
Apartool es un proveedor con acceso a más de 300.000 apartamentos en 85 países . Nuestra propuesta está diseñada específicamente para empresas que necesitan soluciones flexibles, estancias de media y larga duración y una gestión centralizada con soporte dedicado.
Al lanzar tu RFP de alojamiento corporativo con Apartool, obtendrás:
Propuestas únicas, adaptadas a las necesidades específicas de tu empresa. Tarifas competitivas para estancias a partir de una semana. KAM dedicado y un equipo experto de reservas. Gestión centralizada con reporting y facturación unificada. Proveedores validados que cumplen con los estándares de seguridad y calidad. Cumplimiento de tu política de viajes y tus criterios de duty of care . ¿Todo listo para dar el paso? Contacta ahora y empieza a diseñar el modelo de alojamiento que tu empresa necesita.
Preguntas frecuentes sobre las RFP de alojamiento corporativo ¿Qué es una RFP de alojamiento corporativo? Una RFP (solicitud de propuesta) de alojamiento corporativo es un proceso formal mediante el cual las empresas invitan a proveedores de alojamiento a presentar propuestas detalladas para gestionar sus necesidades de viajes de negocios.
¿Cuáles son las señales de que mi empresa necesita una RFP de alojamiento corporativo? Entre las señales están el aumento de costes de alojamiento, procesos de reserva inconsistentes, quejas frecuentes de los viajeros y un volumen de viajes creciente que un único proveedor ya no puede gestionar con eficacia.
¿En qué se diferencia una RFP de alojamiento corporativo de una RFQ? Una RFP se centra en evaluar el enfoque general del proveedor, la calidad del servicio y el valor aportado, mientras que una RFQ (solicitud de cotización) se centra sobre todo en comparar precios para unas necesidades definidas.
¿Qué debería incluir una RFP de alojamiento corporativo? Una buena RFP debería detallar el volumen de viajes, los destinos, el presupuesto, los servicios necesarios, los niveles de servicio y los requisitos de reporting, para que los proveedores puedan presentar propuestas precisas y comparables.
¿Cómo puede ayudar Apartool en el proceso de RFP de alojamiento corporativo? Apartool colabora con las empresas para responder a las RFP de alojamiento corporativo con propuestas a medida, apoyándose en su red de propiedades y su experiencia de gestión de cuentas para adaptarse a cada política de viajes.
