Nicht alle Geschäftsreisen sind auf eine einzelne Stadt oder eine Phase beschränkt. Firmenaufträge können oft auf mehrere Aufenthalte innerhalb derselben Reise aufgeteilt werden. Das ist bekannt als geteilte Aufenthalte oder Aufenthalte mit mehreren Buchungen .
Hier sind einige gängige Beispiele:
Ein Mitarbeiter kommt früher um ein Projekt vorzubereiten, und später kommt der Rest des Teams hinzu, was eine andere Art von Unterkunft erfordert.Ein Arbeitsteam rotiert zwischen mehreren Firmenbüros in derselben Region.Die erste Phase der Reise erfordert vorübergehende Unterbringung , während in der letzten Phase etwas Langfristiges und besser ausgestattetes benötigt wird.
Die Einsicht 📊
Die Einsicht 📊
Laut einer kürzlichen Umfrage der Global Business Travel Association bestätigen 39 % der Travel Manager, dass Reisen mit mehreren Buchungen innerhalb einer einzigen Reise zugenommen haben.
Reisen mit mehreren Buchungen stellen eine betriebliche Herausforderung dar . Sie erfordern die Koordination mehrerer Ein- und Auscheckvorgänge, die Verwaltung des Zeitpunkts und der Bedingungen jeder Buchung und die Minimierung des Risikos von Problemen mit verschiedenen Anbietern. Für diejenigen, die sie verwalten, bedeutet dies mehr Zeit und Mühe, Potenzial zusätzliche Kosten , und eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass etwas schief geht.
Klingt vertraut? Mach dir keine Sorgen. Da ist ein Möglichkeit, den gesamten Prozess zu vereinfachen . Lesen Sie weiter, um mehr über die wichtigsten Herausforderungen zu erfahren und zu erfahren, wie Sie sie effizienter angehen können.
Häufige Herausforderungen bei der Verwaltung von Aufenthalten mit mehreren Buchungen Die Verwaltung einer Geschäftsreise mit mehreren Aufenthalten geht weit über das Duplizieren einer einzigen Buchung . Wie wir weiter unten sehen werden, geht es darum, verschiedene zu koordinieren zeitliche Abstimmungen , Standorte , Dienstleistungen , und Menschen .
Mehrere Stakeholder und Lieferanten Organisation von Unterkünften in allen Bereichen verschiedene Standorte bedeutet, mehrere Hotels oder Immobilienbesitzer zu kontaktieren. Dies führt zu Komplikationen wie:
Kommunikation . Jeder Lieferant reagiert in seinem eigenen Tempo und über verschiedene Kanäle, nicht immer mit Mitarbeitern, die auf B2B spezialisiert sind.Einhaltung der internen Beschaffungsrichtlinien . Einige Lieferanten benötigen eine zentrale Rechnungsstellung, bestimmte Zahlungsmethoden oder Vereinbarungen mit Standardklauseln.Verwaltung nach dem Verkauf . Das Ändern oder Stornieren auch nur einer Nacht zu Beginn oder in der Mitte einer Reise kann bedeuten, dass mehrere Verträge neu ausgehandelt werden und Strafen drohen.Administrative Komplexität Mehr Aufenthalte bedeuten oft mehr Rechnungen, mehr Zahlungsbelege und mehr Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung der Ausgaben. Dies führt zu spezifischen Herausforderungen wie:
Schwierigkeiten bei der Konsolidierung der Gesamtausgaben . Jede Buchung ist mit unterschiedlichen Bedingungen, Beträgen und Fristen verbunden, sodass es schwierig ist, einen klaren Überblick über das Gesamtbudget zu erhalten.Verlust von Abrechnungszeit . Die Finanzteams müssen eine große Anzahl von Belegen, Rechnungen und Zahlungen für eine einzelne Reise überprüfen.Fehler bei der Kostenzuweisung . Wenn mehrere Buchungen, Teams oder Abteilungen beteiligt sind, können Ausgaben leicht falsch zugeordnet werden, was sich auf die Finanzberichterstattung auswirkt.Das alles betrifft nicht nur den Reisenden, sondern auch die Abteilungen für Handel und Finanzen.
Änderungen in letzter Minute Es ist üblich für alle Arten von unvorhergesehene Ereignisse was während eines Aufenthaltes anfällt:
Änderungen am Kalender . Beispielsweise kann ein Kunde oder Partner seinen Besuch vorverlegen oder verschieben, wodurch eine Neuplanung der gesamten Reiseroute erzwungen wird.Unerwarteter Personalzuwachs . Sobald der Betrieb beginnt, kann die Teamgröße an die tatsächlichen Bedürfnisse des Projekts angepasst werden.Bewegungen zwischen Standorten . Während der Ausführung kann es erforderlich sein, in eine andere Stadt zu reisen, um sich mit anderen Interessengruppen zu treffen oder ungeplante Phasen des Projekts zu übernehmen.All dies wirkt sich nicht nur auf den Reisenden aus, sondern auch auf die Einkaufs- und Finanzabteilungen.
Variable Qualitätsstandards Wenn Aufenthalte über verschiedene Anbieter verwaltet werden, ist es üblich, dass die Höhe von Bedienung und Komfort, der in jeder Phase der Reise variiert werden kann. Dies kann zu Folgendem führen:
Frustration . Die erste Anpassung weckt Erwartungen, die in den folgenden möglicherweise nicht erfüllt werden.Verlust der Produktivität . Das Fehlen geeigneter Bedingungen für Kurz- oder Zwischenaufenthalte, wie z. B. Internetzugang oder Arbeitsplatz, kann die Leistung in dieser Phase des Projekts beeinträchtigen.Beschwerden von Mitarbeitern . Eine inkonsistente Erfahrung erzeugt Misstrauen gegenüber der Reiseorganisation und kann zu internen Konflikten führen.Einen Partner zu haben, der in allen Phasen für ein einheitliches Unterkunftserlebnis sorgt, hilft, diese Risiken zu minimieren und die Zufriedenheit der Reisenden zu verbessern.
Zeitverlust und Doppelarbeit Wenn die gesamte Reise nicht über eine einzige Plattform oder Kontaktstelle abgewickelt wird, erfordert jede Phase:
Eine separate Suche . Überprüfung verschiedener Anbieter oder Websites für jede Buchung und manuelles Vergleichen von Bedingungen und Preisen.Eine separate Buchung . Jedes Apartment wird individuell gebucht, was mehr E-Mails, Formulare oder Anrufe bedeutet.Eine separate Validierung . Jede Unterkunft muss überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen des Unternehmens entspricht.Eine separate Zahlung . Mehrere Transaktionen werden zu unterschiedlichen Zeiten und über verschiedene Systeme getätigt.Dies vervielfacht die Zeit, die der Reisemanager investiert, der Verwaltungsprozesse für jede Etappe der Reise wiederholen muss, anstatt alles auf integrierte und effiziente Weise verwalten .
Schlüssel zur stressfreien Verwaltung von Aufenthalten mit mehreren Buchungen Apartool Die Erfahrung zeigt, dass geteilte Aufenthalte reibungslos bewältigt werden können, wenn bestimmte Prinzipien von Anfang an angewendet werden. Hier sind einige praktische Empfehlungen, die den Unterschied ausmachen .
1. Zentralisieren Sie das gesamte Management Der erste Schritt besteht darin, eine Plattform zu verwenden, mit der Sie den gesamten Reisezyklus von einem einzigen Punkt aus verwalten können:
Ein Tool für den gesamten Prozess. Ein Ansprechpartner. Eine vollständige Ansicht des Projekts. Über sein Kundenportal ermöglicht Apartool die Verwaltung von Anfragen, Angeboten, Buchungen und Zahlungen an einem Ort. Das zugewiesener Kundenbetreuer fungiert als zentrale Anlaufstelle, reduziert den betrieblichen Arbeitsaufwand und gewährleistet die vollständige Rückverfolgbarkeit in jeder Phase.
2. Wählen Sie Partner mit globalem und spezialisiertem Inventar Nicht alle Lieferanten haben eine ausreichende Verfügbarkeit in sekundäre Standorte oder nicht traditionelle Ziele. Stellen Sie sicher, dass Sie mit Partnern zusammenarbeiten, die auch Folgendes abdecken können:
Zwischenstopps auf der Reise. Industrie- oder Randregionen. Mittel- und langfristige Aufenthalte. Das Netzwerk von Apartool umfasst mehr als 300.000 Wohnungen in 85 Ländern , sorgfältig ausgewählt, um sich an unterschiedliche berufliche Kontexte und logistische Bedürfnisse anzupassen. Es kann auch mit lokalen Partnern erweitert werden, um spezifischen Anforderungen gerecht zu werden.
3. Entscheiden Sie sich für maßgeschneiderte Vorschläge Je besser ein Vorschlag angepasst ist an Die wahren Bedürfnisse des Reisenden , desto weniger Anpassungen sind später erforderlich.
Brauchen sie ein Home Office? Haben sie diätetische Einschränkungen und bevorzugen eine private Küche? Reisen sie mit der Familie oder Haustieren? Das Buchungsteam von Apartool bietet vollständig maßgeschneiderte Angebote von Anfang an, um spätere Änderungen zu vermeiden.
Wenn Sie Projekte mit mehreren Standorten oder Teams verwalten, die sich in Phasen bewegen, Sie müssen sich nicht um alles selbst kümmern. Mit Apartool können Sie die Komplexität delegieren, die Kontrolle behalten und Ihren Reisenden ein konsistentes, komfortables und flexibles Erlebnis bieten.
Häufig gestellte Fragen zur Verwaltung geteilter Aufenthalte Können alle Rechnungen für mehrere Aufenthalte zu einer zusammengefasst werden? Ja. Apartool bietet eine zentrale Rechnungsstellung und stellt ein einziges Dokument zur Verfügung, das alle Artikel enthält, die sich auf dasselbe Projekt beziehen. Dies erleichtert den Abgleich der Buchhaltung und spart Verwaltungszeit.
Wie stellen Sie sicher, dass alle Unterkünfte den Unternehmensstandards entsprechen? Alle von Apartool verwalteten Apartments erfüllen die grundlegenden Unternehmensanforderungen: Highspeed-WLAN, Arbeitsbereich, regelmäßige Reinigung und eine voll ausgestattete Küche. Darüber hinaus kann das Niveau der Anforderungen an jeden Kunden oder jedes Team angepasst werden.
Was passiert, wenn nach der Hälfte der Reise ein neues Teammitglied dazukommt? Der Account Manager von Apartool kann zusätzliche Unterkünfte unter den gleichen Bedingungen und so nah wie möglich am Rest des bereits untergebrachten Teams arrangieren. Dies gewährleistet Konsistenz und vermeidet logistische Ungleichgewichte.
Was ist, wenn eine Phase der Reise länger dauert als erwartet? Die Verlängerung von Aufenthalten ist bei laufenden Projekten üblich. Mit Apartool können Sie ganz einfach Buchungen verlängern oder den Reisenden in eine ähnliche Unterkunft umziehen, ohne das definierte Unternehmensumfeld zu verlassen.
Kann ich Unterkünfte in Sekundärstädten oder Industriegebieten hinzufügen? Ja. Zusätzlich zu seinem Hauptnetz an Wohnungen in über 85 Ländern kann Apartool auch lokale Partnerschaften eingehen, um die Versorgung an weniger verbreiteten oder industriellen Standorten sicherzustellen.
