Les voyages d'affaires ne sont pas tous limités à une seule ville ou à une seule phase. Les missions d'entreprise peuvent souvent être divisées en plusieurs séjours au cours d'un même voyage. Ceci est connu sous le nom de séjours fractionnés ou séjours à réservations multiples .
Voici quelques exemples courants :
Un employé arrive plus tôt pour préparer un projet, puis le reste de l'équipe rejoint, nécessitant un type d'hébergement différent.Une équipe de travail alterne entre plusieurs bureaux de l'entreprise au sein de la même région.La première phase du voyage a besoin d'un logement temporaire , tandis que la phase finale nécessite quelque chose de plus long et plus équipé.
L'Insight 📊
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Selon une enquête récente menée par la Global Business Travel Association, 39 % des responsables voyages confirment que les voyages impliquant plusieurs réservations dans un même voyage ont augmenté.
Les voyages à réservations multiples représentent un défi opérationnel . Ils nécessitent de coordonner les différents enregistrements et départs, de gérer le calendrier et les conditions de chaque réservation et de minimiser les risques de problèmes avec les différents fournisseurs. Pour ceux qui les gèrent, cela signifie plus de temps et d'efforts, de potentiel frais supplémentaires , et une plus grande probabilité que quelque chose ne tourne pas rond.
Ça vous dit quelque chose ? Ne t'inquiète pas. Il y a un moyen de simplifier l'ensemble du processus . Poursuivez votre lecture pour découvrir les principaux défis et les moyens de les relever plus efficacement.
Difficultés courantes liées à la gestion de séjours à réservations multiples La gestion d'un voyage d'affaires comportant plusieurs séjours va bien au-delà de la duplication d'un seul réservation . Comme nous le verrons plus loin, il s'agit de coordonner différents les horaires , les lieux , services , et personnes .
De multiples parties prenantes et fournisseurs Organisation de l'hébergement à travers différents emplacements signifie contacter plusieurs hôtels ou propriétaires. Cela entraîne des complications telles que :
Communiquer . Chaque fournisseur répond à son propre rythme et via différents canaux, pas toujours avec du personnel spécialisé dans le B2B.Conformité aux politiques d'achats internes . Certains fournisseurs exigent une facturation centralisée, des modes de paiement spécifiques ou des accords comportant des clauses types.Gestion du service après-vente . Modifier ou annuler ne serait-ce qu'une seule nuit au début ou au milieu d'un voyage peut entraîner la renégociation de plusieurs contrats et des pénalités.Complexité administrative Un plus grand nombre de séjours signifie souvent plus de factures, plus reçus de paiement , et plus de difficulté à suivre les dépenses. Cela entraîne des défis spécifiques tels que :
Difficulté à consolider les dépenses totales . Chaque réservation est assortie de conditions, de montants et de délais différents, ce qui rend difficile l'obtention d'un aperçu clair du budget total.Perte de temps en matière de comptabilité . Les équipes financières doivent examiner un grand nombre de reçus, de factures et de paiements pour un seul voyage.Erreurs dans la répartition des coûts . Lorsque plusieurs réservations, équipes ou départements sont concernés, il est facile de mal attribuer les dépenses, ce qui affecte les rapports financiers.Todo esto no solo afecta a quien viaja, sino también a los departamento de compras y finanzas.
Changements de dernière minute Il est courant pour toutes sortes de événements imprévus à survenir au cours d'un séjour :
Modifications du calendrier . Par exemple, un client ou un partenaire peut avancer ou reporter sa visite, ce qui entraîne une reprogrammation de l'ensemble de l'itinéraire.Ajout inattendu de personnel . Une fois les opérations lancées, la taille de l'équipe peut être ajustée en fonction des besoins réels du projet.Mouvements entre sites . Au cours de l'exécution, il peut être nécessaire de se rendre dans une autre ville pour rencontrer d'autres parties prenantes ou d'entreprendre des phases imprévues du projet.Tout cela a un impact non seulement sur le voyageur mais également sur les services des achats et des finances.
Normes de qualité variables Lorsque les séjours sont gérés par différents fournisseurs, il est courant que le niveau de service et le confort varient à chaque étape du voyage. Cela peut conduire à :
Frustration . Le premier logement définit des attentes qui peuvent ne pas être satisfaites dans les suivantes.Perte de productivité . L'absence de conditions appropriées lors de séjours de courte ou moyenne durée, telles que l'accès à Internet ou un espace de travail, peut affecter les performances pendant cette phase du projet.Plaintes des employés . Une expérience incohérente génère de la méfiance à l'égard de l'organisation du voyage et peut entraîner des conflits internes.Le fait d'avoir un partenaire qui garantit une expérience d'hébergement cohérente à toutes les étapes permet de minimiser ces risques et d'améliorer la satisfaction des voyageurs.
Perte de temps et duplication des tâches Lorsque l'intégralité du voyage n'est pas gérée via une plateforme ou un point de contact unique, chaque étape nécessite :
Une recherche séparée . Vérifier différents fournisseurs ou sites Web pour chaque réservation et comparer manuellement les conditions et les prix.Une réservation séparée . Chaque appartement fait l'objet d'un contrat individuel, ce qui signifie davantage d'e-mails, de formulaires ou d'appels.Une validation distincte . Chaque logement doit être vérifié pour s'assurer qu'il répond aux exigences de l'entreprise.Un paiement séparé . De multiples transactions sont effectuées à différents moments et par le biais de différents systèmes.Cela multiplie le temps investi par le responsable des voyages, qui doit répéter les processus administratifs pour chaque étape du voyage au lieu de tout gérer de manière intégrée et efficace .
Les clés pour gérer les séjours à réservations multiples sans stress Outil d'appartement L'expérience de l'entreprise montre que les séjours fractionnés peuvent être gérés de manière fluide lorsque certains principes sont appliqués dès le départ. Voici quelques des recommandations pratiques qui font toute la différence .
1. Centralisez l'ensemble de la gestion La première étape consiste à utiliser une plateforme qui vous permet de gérer l'ensemble du cycle de voyage à partir d'un point unique :
Un seul outil pour l'ensemble du processus. Un seul point de contact. Une vue complète du projet. Grâce à son portail client, Apartool permet de gérer les demandes, les devis, les réservations et les paiements en un seul endroit. Le Gestionnaire de compte assigné agit en tant que point de contact unique, réduisant la charge de travail opérationnelle et garantissant une traçabilité complète à chaque étape.
2. Choisissez des partenaires disposant d'un inventaire mondial et spécialisé Tous les fournisseurs ne disposent pas d'une disponibilité suffisante en emplacements secondaires ou des destinations non traditionnelles. Assurez-vous de travailler avec des partenaires qui peuvent également couvrir :
Arrêts intermédiaires tout au long du trajet. Régions industrielles ou périphériques. Séjours de moyenne et longue durée. Le réseau d'Apartool comprend plus de 300 000 appartements dans 85 pays , sélectionnés avec soin pour s'adapter aux différents contextes professionnels et besoins logistiques. Il peut également être étendu avec des partenaires locaux pour répondre à des exigences spécifiques.
3. Optez pour des propositions personnalisées Plus une proposition est adaptée à les besoins réels des voyageurs , moins d'ajustements seront nécessaires par la suite.
Ont-ils besoin d'un bureau à domicile ? Ont-ils des restrictions alimentaires et préfèrent-ils une cuisine privée ? Est-ce qu'ils voyagent en famille ou avec des animaux de compagnie ? L'équipe de réservation d'Apartool fournit propositions entièrement personnalisées dès le début afin d'éviter tout changement par la suite.
Si vous gérez des projets comportant plusieurs sites ou des équipes qui se déplacent par étapes, tu n'as pas besoin de tout gérer toi-même. Avec Apartool, vous pouvez déléguer la complexité, garder le contrôle et offrir à vos voyageurs une expérience cohérente, confortable et flexible.
Questions fréquemment posées sur la gestion des séjours fractionnés Toutes les factures de plusieurs séjours peuvent-elles être regroupées en une seule ? Oui Apartool propose une facturation centralisée, fournissant un document unique qui inclut tous les éléments liés au même projet. Cela facilite le rapprochement comptable et permet de gagner du temps sur le plan administratif.
Comment vous assurez-vous que tous les hébergements répondent aux normes de l'entreprise ? Tous les appartements gérés par Apartool répondent aux exigences essentielles de l'entreprise : Wi-Fi haut débit, espace de travail, nettoyage régulier et cuisine entièrement équipée. De plus, le niveau d'exigences peut être personnalisé en fonction de chaque client ou de chaque équipe.
Que se passe-t-il si un nouveau membre de l'équipe rejoint l'équipe à mi-chemin du voyage ? Le responsable de compte d'Apartool peut organiser un hébergement supplémentaire dans les mêmes conditions et au plus près du reste de l'équipe déjà hébergée. Cela garantit la cohérence et évite les déséquilibres logistiques.
Et si l'une des étapes du voyage dure plus longtemps que prévu ? La prolongation des séjours est courante dans les projets en cours. Apartool vous permet de prolonger facilement les réservations ou de relocaliser le voyageur dans un hébergement similaire sans quitter l'écosystème d'entreprise défini.
Puis-je ajouter des hébergements dans des villes secondaires ou des zones industrielles ? Oui Outre son réseau principal d'appartements dans plus de 85 pays, Apartool peut activer des partenariats locaux pour fournir une couverture dans des zones moins communes ou industrielles.
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