Nem todas as viagens de negócios estão limitadas a uma única cidade ou a uma fase. As tarefas corporativas geralmente podem ser divididas em várias etapas na mesma viagem. Isso é conhecido como estádios divididos ou estadias com várias reservas .
Aqui estão alguns exemplos comuns:
Um funcionário chega mais cedo para preparar um projeto e, posteriormente, o resto da equipe se junta, exigindo um tipo diferente de acomodação.Uma equipe de trabalho gira entre vários escritórios da empresa na mesma região.A primeira fase da viagem requer moradia temporária , enquanto a fase final precisa de algo de longo prazo e mais equipado.
A Visão 📊
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De acordo com uma pesquisa recente da Global Business Travel Association, 39% dos gerentes de viagens confirmam que os viagens com múltiplas reservas em uma única viagem aumentaram.
Viagens com várias reservas representam um desafio operacional . Eles exigem coordenar vários check-ins e check-outs, gerenciar o horário e as condições de cada reserva e minimizar o risco de problemas com diferentes fornecedores. Para aqueles que os gerenciam, isso significa mais tempo e esforço, potencial custos extras , e uma chance maior de algo dar errado.
Parece familiar? Não se preocupe Existe um forma de simplificar todo o processo . Continue lendo para explorar os principais desafios e como enfrentá-los com mais eficiência.
Desafios comuns para gerenciar estádios com várias reservas Gerenciar uma viagem de negócios com várias estadias vai muito além de duplicar uma única reserva . Como veremos abaixo, envolve a coordenação de diferentes horários , localizações , serviços , e pessoas .
Várias partes interessadas e fornecedores Organizando acomodações em todo o mundo vários locais significa entrar em contato com vários hotéis ou proprietários. Isso cria complicações como:
Comunicação . Cada fornecedor responde em seu próprio ritmo e por meio de canais diferentes, nem sempre com uma equipe especializada em B2B.Conformidade com as políticas internas de compras . Alguns fornecedores exigem faturamento centralizado, métodos de pagamento específicos ou acordos com cláusulas padrão.Gestão pós-venda . Modificar ou cancelar até mesmo uma noite no início ou no meio de uma viagem pode significar renegociar vários contratos e enfrentar penalidades.Complexidade administrativa Mas estadias geralmente significam mais faturas, mais recibos de pagamento e mais dificuldade em rastrear despesas. Isso leva a desafios específicos, como:
Dificuldade em consolidar o gasto total . Cada reserva vem com condições, valores e prazos diferentes, dificultando a obtenção de uma visão geral clara do orçamento total.Perda de tempo contábil . As equipes financeiras devem analisar um grande número de receitas, faturas e pagamentos de uma única viagem.Erros na alocação de custos . Quando várias reservas, equipes ou departamentos estão envolvidos, é fácil atribuir despesas incorretamente, o que afeta os relatórios financeiros.Tudo isso não afeta apenas quem viaja, mas também os departamentos de compras e finanças.
Mudanças de última hora É comum para todos os tipos de eventos imprevistos surgir durante uma estadia:
Modificar no calendário . Por exemplo, um cliente ou parceiro pode antecipar ou adiar sua visita, forçando um reagendamento de todo o itinerário.Adição inesperada de funcionários . Quando as operações começarem, o tamanho da equipe poderá ser ajustado com base nas reais necessidades do projeto.Movimentos entre sites . Durante a execução, pode ser necessário viajar para outra cidade para se reunir com outras partes interessadas ou assumir fases não planejadas do projeto.Tudo isso afeta não apenas o viajante, mas também os departamentos de compras e finanças.
Padrões de qualidade variáveis Quando as estadias são gerenciadas por diferentes fornecedores, é comum que o nível de manutenção e conforto que variam em cada etapa da viagem. Isso pode levar a:
Frustração . A primeira acomodação define expectativas que podem não ser atendidas nas seguintes.Perda de produtividade . A falta de condições adequadas em estadias curtas ou intermediárias, como acesso à Internet ou espaço de trabalho, pode afetar o desempenho durante essa fase do projeto.Reclamações de funcionários . Uma experiência inconsistente gera desconfiança em relação à organização da viagem e pode levar a conflitos internos.Ter um parceiro que garanta uma experiência de acomodação consistente em todas as etapas ajuda a minimizar esses riscos e melhorar a satisfação do viajante.
Perda de tempo e duplicação de tarefas Quando a viagem inteira não é gerenciada por meio de uma única plataforma ou ponto de contato, cada etapa exige:
Uma pesquisa separada . Verifique diferentes fornecedores ou sites para cada reserva e compare manualmente as condições e preços.Uma reserva separada . Cada apartamento é contratado individualmente, o que significa mais e-mails, formulários ou links.Uma validação separada . Cada acomodação deve ser verificada para garantir que atenda aos requisitos da empresa.Um pagamento separado . Várias transações são feitas em momentos diferentes e por meio de sistemas diferentes.Isso multiplica o tempo investido pelo gerente de viagens, que deve repetir os processos administrativos para cada trecho da viagem, em vez de gerenciando tudo de forma integrada e eficiente .
Chaves para gerenciar estádios com várias reservas sem estresse Apartool A experiência mostra que estádios divididos podem ser gerenciados sem problemas quando certos princípios são aplicados desde o início. Aqui estão alguns recomendações práticas que fazem toda a diferença .
1. Centralize todo o gerenciamento A primeira etapa é usar uma plataforma que permita gerenciar todo o ciclo de viagem a partir de um único ponto:
Uma ferramenta para todo o processo. Um ponto de contato. Uma visão completa do projeto. Por meio de seu portal de clientes, a Apartool permite o gerenciamento de solicitações, cotações, reservas e pagamentos em um único lugar. O gerente de contas designado atua como o único ponto de contato, reduzindo a carga de trabalho operacional e garantindo total rastreabilidade em todas as etapas.
2. Escolha parceiros com inventário global e especializado Nem todos os fornecedores têm disponibilidade suficiente em localizações secundárias ou destinos não tradicionais. Certifique-se de trabalhar com parceiros que também possam cobrir:
Paradas intermediárias ao longo da viagem. Regiões industriais ou periféricas. Estadias de médio e longo prazo. A rede da Apartool inclui mais de 300.000 apartamentos em 85 países , cuidadosamente selecionados para se adaptar a diferentes contextos profissionais e necessidades logísticas. Ele também pode ser expandido com parceiros locais para atender a requisitos específicos.
3. Opte por propostas personalizadas Quanto mais uma proposta é adaptada ao necessidades reais do viajante , a menos que as configurações sejam necessárias posteriormente.
Eles precisam de um escritório em casa? Eles têm restrições alimentares e preferem uma cozinha privada? Eles estão viajando com a família ou animais de estimação? A equipe de reservas da Apartool fornece propostas totalmente personalizadas desde o início para evitar mudanças futuras.
Se você gerencia projetos com vários locais ou equipes que se movem em fases, você não precisa lidar com tudo sozinho. Com o Apartool, você pode delegar complexidade, manter o controle e oferecer aos seus viajantes uma experiência consistente, confortável e flexível.
Perguntas frequentes sobre como gerenciar estádios divididos Todas as faturas de várias etapas podem ser consolidadas em uma? Sim. A Apartool oferece faturamento centralizado, fornecendo um único documento que inclui todos os itens relacionados ao mesmo projeto. Isso facilita a reconciliação contábil e economiza tempo administrativo.
Como você garante que todas as acomodações atendam aos padrões da empresa? Todos os apartamentos administrados pela Apartool atendem aos requisitos corporativos essenciais: Wi-Fi de alta velocidade, espaço de trabalho, limpeza regular e cozinha totalmente equipada. Além disso, o nível de requisitos pode ser personalizado de acordo com cada cliente ou equipe.
O que acontece se um novo membro da equipe entrar na metade da viagem? O gerente de contas da Apartool pode fornecer acomodações adicionais nas mesmas condições e o mais próximo possível do resto da equipe já acomodada. Isso garante consistência e evita desbalanceamentos logísticos.
E se uma fase da viagem durar mais do que o esperado? Prolongar estadias é comum em projetos em andamento. O Apartool permite que você estenda facilmente as reservas ou realoque o viajante para uma acomodação semelhante sem sair do ecossistema corporativo definido.
Posso adicionar acomodações em cidades secundárias ou áreas industriais? Sim. Além de sua principal rede de apartamentos em mais de 85 países, a Apartool pode ativar parcerias locais para fornecer cobertura em locais menos comuns ou industriais.
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