No todos los viajes de trabajo se limitan a una sola ciudad ni a una única fase. Las misiones corporativas pueden dividirse en varias estancias dentro del mismo desplazamiento. A esto se le conoce como split stays estancias multireserva .
Estos son algunos casos típicos:
Un empleado llega antes para preparar el proyecto y después se le une el equipo, que requiere otro tipo de alojamiento.Un equipo de trabajo rota por varias sedes de una empresa en una misma región.Una fase inicial del viaje requiere alojamiento temporal , mientras que la fase final necesita algo más prolongado y equipado.
El dato 📊
El dato 📊
Según una encuesta reciente de Global Business Travel Association, el 39 % de los travel managers confirma que han aumentado los desplazamientos con múltiples reservas en un solo viaje.
Los viajes multireserva suponen un reto operativo : hay que coordinar múltiples entradas y salidas, controlar los tiempos y condiciones de cada reserva y minimizar el riesgo de incidencias con los diferentes proveedores. Para quien lo gestiona, esto significa más dedicación, posibles sobrecostes y más posibilidades de que algo falle.
¿Te suena? No pasa nada. Existe una forma de simplificar todo este proceso . Continúa leyendo para profundizar en sus desafíos y abordarlos de manera más eficiente.
Retos habituales al gestionar estancias multireserva Gestionar un viaje de trabajo con múltiples estancias va más allá de duplicar una reserva . Como vemos a continuación, implica coordinar distintos momentos , ubicaciones , servicios y personas .
Multiplicidad de interlocutores y proveedores Organizar alojamientos en distintas ubicaciones significa contactar con varios hoteles o propietarios. Esto complica:
La comunicación . Cada proveedor responde en sus tiempos y por sus canales (no siempre con personal especializado en B2B).El cumplimiento de las condiciones internas de contratación . A veces exigen facturación centralizada, métodos de pago específicos o acuerdos con cláusulas estándar.La gestión postventa . Modificar o cancelar una sola noche en un punto inicial o intermedio del viaje puede implicar renegociar varios contratos y enfrentar penalizaciones.Complejidad administrativa Más estancias suelen traducirse en más facturas , más justificantes de pago y más dificultad para hacer seguimiento de los gastos. De aquí se desprenden algunos retos concretos:
Dificultad para consolidar el gasto total . Cada reserva tiene condiciones, importes y plazos diferentes, lo que dificulta tener una visión clara del presupuesto global.Pérdida de tiempo contable . Los equipos financieros deben revisar una gran cantidad de comprobantes, facturas y pagos para un solo desplazamiento.Errores al imputar costes . Cuando hay varias reservas, equipos o unidades implicadas, es fácil asignar incorrectamente los gastos, afectando a los informes contables.Todo esto no solo afecta a quien viaja, sino también a los departamentos de compras y finanzas.
Cambios de última hora Es habitual que en medio de una estancia surjan toda clase de imprevistos :
Modificaciones de calendario . Por ejemplo, un cliente o partner adelanta o pospone su visita, obligando a reprogramar todo el itinerario.Incorporación inesperada de más personal . Una vez iniciada la operativa puede redimensionarse el equipo a la vista de las necesidades reales del proyecto.Movimientos intersedes . En plena ejecución, a veces surge la necesidad de desplazarse a otra ciudad para reunirse con otros interlocutores o asumir fases no previstas en el proyecto.Gestionar todo esto de forma descentralizada requiere mucho esfuerzo y agilidad. Y no todos los proveedores pueden dar respuesta inmediata o ajustar reservas sin penalización.
Estándares de calidad variables Cuando las estancias se gestionan con distintos proveedores, es frecuente que el nivel de servicios y confort varíe en cada etapa del viaje. Esto genera:
Frustración . Porque el primer alojamiento del viaje genera expectativas para los siguientes que, quizás, no se cumplen.Pérdida de productividad . La falta de condiciones adecuadas en estancias exprés o intermedias, como conexión a internet o zonas de trabajo, puede afectar al rendimiento de esa fase del proyecto.Quejas del empleado . Una experiencia inconsistente genera desconfianza hacia la organización del desplazamiento y conflictos internos.Contar con un partner que garantice una experiencia de alojamiento coherente en todas las etapas minimiza estos riesgos y mejora la satisfacción del viajero.
Pérdida de tiempo y duplicación de tareas Cuando no se gestiona todo desde una única plataforma o con un único interlocutor, cada etapa del viaje requiere:
Una búsqueda exhaustiva . Consultar diferentes proveedores o webs para cada reserva y comparar manualmente condiciones y precios.Una reserva . Cada apartamento se contrata por separado, lo que implica más correos, formularios o llamadas.Una validación . Es necesario comprobar que cada alojamiento cumple con las necesidades de la empresa. Un pago . Se generan múltiples transacciones en distintos momentos y a través de diferentes sistemas.Esto multiplica el tiempo invertido por el travel manager, que debe repetir procesos administrativos para cada tramo del viaje, en lugar de gestionarlo todo de forma integrada y eficiente.
Claves para gestionar sin estrés estancias multireserva La experiencia de Apartool demuestra que los split stays pueden gestionarse de forma fluida si se aplican ciertos principios desde el inicio. Aquí tienes recomendaciones prácticas que marcarán la diferencia .
1. Centraliza toda la gestión El primer paso es usar una plataforma que permita gestionar todo el ciclo del viaje desde un único punto:
Una herramienta para todo el flujo. Un interlocutor. Una visión completa del proyecto. A través de su portal de cliente, Apartool permite gestionar solicitudes, presupuestos, reservas y pagos en un único espacio. El Account Manager asignado actúa como único punto de contacto, reduciendo la carga operativa y asegurando trazabilidad en cada fase.
2. Elige partners con inventario global y especializado No todos los proveedores cuentan con oferta suficiente en ubicaciones secundarias o destinos no tradicionales. Asegúrate de trabajar con proveedores que puedan cubrir también:
Puntos intermedios del viaje. Regiones industriales o periféricas. Estancias medias y largas. La red de Apartool incluye más de 300.000 apartamentos en 85 países , seleccionados para adaptarse a diferentes contextos profesionales y necesidades logísticas. Y siempre se puede ampliar con partners locales para necesidades específicas.
3. Apuesta por propuestas personalizadas Cuanto más adaptada esté la propuesta a las necesidades reales del viajero , menos ajustes habrá que hacer después.
¿Necesita home office? ¿Tiene restricciones alimentarias y quiere cocina propia? ¿Viaja con familia o mascotas? El equipo de reservas de Apartool cotiza propuestas totalmente adaptadas a los requisitos del viajero desde el minuto 1 para evitar cambios más tarde.
Si gestionas proyectos con varias localizaciones o un equipo que se mueve por fases, no necesitas hacerlo todo tú . Con Apartool puedes delegar la complejidad, mantener el control y ofrecer a tus viajeros una experiencia consistente, cómoda y flexible.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de split stays ¿Se pueden consolidar todas las facturas de varias estancias en una sola? Sí. Apartool ofrece facturación centralizada, con un único documento que agrupa todos los conceptos asociados a un mismo proyecto. Esto facilita la conciliación contable y ahorra tiempo administrativo.
¿Cómo se garantiza que todos los alojamientos cumplen con los estándares de la empresa? Todos los apartamentos gestionados por Apartool cumplen requisitos corporativos básicos: Wi-Fi potente, zona de trabajo, limpieza periódica y cocina equipada. Además, se puede personalizar el nivel de exigencia según cada cliente o equipo.
¿Qué ocurre si se incorpora un nuevo miembro al equipo a mitad del viaje? El gestor de cuentas de Apartool puede gestionar alojamientos adicionales con las mismas condiciones y lo más cerca posible del resto del equipo ya alojado. Esto garantiza coherencia y evita desequilibrios logísticos.
¿Y si una fase del viaje se extiende más de lo previsto? La extensión de estancias es habitual en proyectos vivos. Apartool permite ampliar fácilmente las reservas o reubicar al viajero en un alojamiento similar sin salir del ecosistema corporativo definido.
¿Puedo añadir alojamientos en ciudades secundarias o zonas industriales? Sí. Además de su red principal de apartamentos en más de 85 países, Apartool puede activar acuerdos locales para dar cobertura en ubicaciones poco habituales o entornos industriales.
