Non tutti i viaggi di lavoro sono limitati a una sola città o a una fase. Gli incarichi aziendali possono spesso essere suddivisi in più soggiorni all'interno dello stesso viaggio. Questo è noto come soggiorni divisi o soggiorni con più prenotazioni .
Ecco alcuni esempi comuni:
Un dipendente arriva prima per preparare un progetto, e successivamente il resto del team si unisce, richiedendo un diverso tipo di alloggio.Un team di lavoro ruota tra diverse sedi aziendali all'interno della stessa regione.La prima fase del viaggio richiede un alloggio temporaneo , mentre la fase finale richiede qualcosa di più lungo termine e più attrezzato.
Il Dato 📊
Il Dato 📊
Secondo un'indagine recente della Global Business Travel Association, il 39% dei travel manager conferma che sono aumentati i viaggi che comportano più prenotazioni all'interno di un singolo viaggio.
I viaggi con più prenotazioni rappresentano una sfida operativa . Richiedono il coordinamento di più check-in e check-out, la gestione dei tempi e delle condizioni di ogni prenotazione e la riduzione al minimo del rischio di problemi con fornitori diversi. Per chi li gestisce, questo significa più tempo e impegno, potenziale costi extra e una maggiore possibilità che qualcosa vada storto.
Ti suona familiare? Non preoccupatevi. C'è un modo per semplificare l'intero processo . Continua a leggere per esplorare le principali sfide e come affrontarle in modo più efficiente.
Sfide comuni nella gestione di soggiorni con più prenotazioni La gestione di un viaggio di lavoro con più soggiorni va ben oltre la duplicazione di un singolo prenotazione . Come vedremo di seguito, si tratta di coordinare diversi tempi , posizioni , servizi e persone .
Diverse parti interessate e fornitori Organizzazione degli alloggi in tutto varie sedi significa contattare diversi hotel o proprietari di immobili. Questo crea complicazioni come:
Comunicazione . Ogni fornitore risponde al proprio ritmo e attraverso canali diversi, non sempre con personale specializzato nel B2B.Conformità alle politiche interne di approvvigionamento . Alcuni fornitori richiedono una fatturazione centralizzata, metodi di pagamento specifici o accordi con clausole standard.Gestione post-vendita . Modificare o annullare anche una sola notte all'inizio o a metà viaggio può significare rinegoziare più contratti e incorrere in sanzioni.Complessità amministrativa Più soggiorni spesso significano più fatture, più ricevute di pagamento e maggiori difficoltà nel tenere traccia delle spese. Ciò porta a sfide specifiche come:
Difficoltà nel consolidamento della spesa totale . Ogni prenotazione prevede condizioni, importi e scadenze diversi, il che rende difficile avere una panoramica chiara del budget totale.Perdita di tempo contabile . I team finanziari devono esaminare un gran numero di ricevute, fatture e pagamenti per un singolo viaggio.Errori nell'allocazione dei costi . Quando sono coinvolte più prenotazioni, team o reparti, è facile assegnare erroneamente le spese, il che influisce sui rendiconti finanziari.Tutto questo non riguarda solo chi viaja, ma anche i dipartimenti degli acquisti e delle finanze.
Modifiche dell'ultimo minuto È comune a tutti i tipi di eventi imprevisti da presentarsi durante un soggiorno:
Modifiche al calendario . Ad esempio, un cliente o un partner può anticipare o posticipare la visita, costringendo a riprogrammare l'intero itinerario.Inaspettata aggiunta di personale . Una volta iniziate le operazioni, la dimensione del team può essere adattata in base alle reali esigenze del progetto.Movimenti tra siti . Durante l'esecuzione, potrebbe essere necessario recarsi in un'altra città per incontrare altre parti interessate o affrontare fasi non pianificate del progetto.Tutto ciò ha un impatto non solo sul viaggiatore ma anche sui dipartimenti acquisti e finanze.
Standard di qualità variabili Quando i soggiorni sono gestiti tramite diversi fornitori, è comune che il livello di servizio e comfort che variano in ogni fase del viaggio. Questo può portare a:
Frustrazione . La prima sistemazione pone aspettative che potrebbero non essere soddisfatte in quelle successive.Perdita di produttività . La mancanza di condizioni adeguate nei soggiorni brevi o intermedi, come l'accesso a Internet o lo spazio di lavoro, può influire sulle prestazioni durante quella fase del progetto.Reclami dei dipendenti . Un'esperienza incoerente genera sfiducia nei confronti dell'organizzazione del viaggio e può portare a conflitti interni.Avere un partner che assicuri un'esperienza di alloggio coerente in tutte le fasi aiuta a minimizzare questi rischi e migliora la soddisfazione dei viaggiatori.
Perdita di tempo e duplicazione delle attività Quando l'intero viaggio non è gestito tramite un'unica piattaforma o punto di contatto, ogni fase richiede:
Una ricerca separata . Verifica di diversi fornitori o siti Web per ogni prenotazione e confronto manuale di condizioni e prezzi.Una prenotazione separata . Ogni appartamento viene contrattato individualmente, il che significa più e-mail, moduli o chiamate.Una convalida separata . Ogni alloggio deve essere verificato per garantire che soddisfi i requisiti aziendali.Un pagamento separato . Le transazioni multiple vengono effettuate in momenti diversi e tramite sistemi diversi.Ciò moltiplica il tempo investito dal travel manager, che deve ripetere i processi amministrativi per ogni tratta del viaggio anziché gestire tutto in modo integrato ed efficiente .
Le chiavi per gestire soggiorni con più prenotazioni senza stress Apartool L'esperienza dimostra che i soggiorni separati possono essere gestiti senza problemi se determinati principi vengono applicati sin dall'inizio. Ecco alcuni consigli pratici che fanno la differenza .
1. Centralizza tutta la gestione Il primo passo è utilizzare una piattaforma che permetta di gestire l'intero ciclo di viaggio da un unico punto:
Un unico strumento per l'intero processo. Un unico punto di contatto. Una visione completa del progetto. Attraverso il suo portale clienti, Apartool consente la gestione di richieste, preventivi, prenotazioni e pagamenti in un unico posto. Il Account manager assegnato funge da unico punto di contatto, riducendo il carico di lavoro operativo e garantendo la completa tracciabilità in ogni fase.
2. Scegli partner con un inventario globale e specializzato Non tutti i fornitori hanno una disponibilità sufficiente in sedi secondarie o destinazioni non tradizionali. Assicuratevi di collaborare con partner in grado di coprire anche:
Fermate intermedie lungo il viaggio. Regioni industriali o periferiche. Soggiorni a medio e lungo termine. La rete di Apartool include più di 300.000 appartamenti in 85 paesi , accuratamente selezionati per adattarsi ai diversi contesti professionali e alle esigenze logistiche. Può anche essere ampliato con partner locali per soddisfare esigenze specifiche.
3. Scegli proposte su misura Quanto più una proposta viene adattata al le reali esigenze del viaggiatore , meno aggiustamenti saranno necessari in seguito.
Hanno bisogno di un ufficio a casa? Hanno restrizioni dietetiche e preferiscono una cucina privata? Viaggiano con la famiglia o con animali domestici? Il team di prenotazione di Apartool fornisce proposte completamente personalizzate sin dall'inizio per evitare modifiche in futuro.
Se gestisci progetti con più sedi o team che si muovono in fasi, non è necessario gestire tutto da soli. Con Apartool, puoi delegare la complessità, mantenere il controllo e offrire ai tuoi viaggiatori un'esperienza coerente, confortevole e flessibile.
Domande frequenti sulla gestione dei soggiorni frazionati È possibile raggruppare tutte le fatture relative a più soggiorni in un'unica soluzione? Sì. Apartool offre una fatturazione centralizzata, fornendo un unico documento che include tutti gli elementi relativi allo stesso progetto. Ciò semplifica la riconciliazione contabile e consente di risparmiare tempo amministrativo.
Come garantite che tutte le sistemazioni soddisfino gli standard aziendali? Tutti gli appartamenti gestiti da Apartool soddisfano i requisiti aziendali essenziali: Wi-Fi ad alta velocità, spazio di lavoro, pulizia regolare e cucina completamente attrezzata. Inoltre, il livello dei requisiti può essere personalizzato in base a ciascun cliente o team.
Cosa succede se un nuovo membro del team si unisce a metà del viaggio? L'Account Manager di Apartool può organizzare un alloggio aggiuntivo alle stesse condizioni e il più vicino possibile al resto del team già alloggiato. Ciò garantisce la coerenza ed evita squilibri logistici.
E se una fase del viaggio durasse più del previsto? L'estensione dei soggiorni è comune nei progetti in corso. Apartool consente di estendere facilmente le prenotazioni o di trasferire il viaggiatore in una struttura simile senza uscire dall'ecosistema aziendale definito.
Posso aggiungere alloggi in città secondarie o aree industriali? Sì. Oltre alla sua rete principale di appartamenti in oltre 85 paesi, Apartool può attivare partnership locali per fornire copertura in località meno comuni o industriali.
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